De Corona maatregelen maken thuiswerk verplicht voor de functies waarvoor dat mogelijk is. Bijgevolg werken heel wat mensen voor het eerst van thuis. Dat lijkt in deze digitale tijd een evidentie, maar dat is het zeker niet. Als het thuiswerk niet goed omkaderd wordt, leidt het tot verlies van productiviteit, vervreemding en burn-outs.

Vooral digitale meetings vormen een uitdaging, want dat waren we tot voor kort niet gewoon. Op de thuiswerkdag – voor zover het al ingeburgerd was – werd vooral concentratiewerk verricht. De nieuwe videovergadercultuur is een uitdaging. Een aantal tips om rekening mee te houden.

Technologie

Een goede technologische opzet is de basis om goed op afstand te kunnen vergaderen. Een aantal onmisbare ingrediënten:

Applicatie: kies de juiste applicatie en zorg dat de medewerkers opgeleid worden over het gebruik ervan. Zet de IT-infrastructuur ook zo op dat meerdere applicaties mogelijk zijn, want je leeft niet op het eiland van je organisatie. Klanten of leveranciers zullen misschien een andere applicatie gebruiken. De laptops of tablets van de thuiswerker beschikken idealiter over alle courante applicaties: teams, zoom, meet, skype, WebEx,… De software is vrij te downloaden, maar de IT-policy moet toelaten om die te installeren.

Accessoires: niets zo vermoeiend als een videovergadering met echo, onverstaanbare deelnemers of veel achtergrondgeluid. De thuiswerkers worden best uitgerust met een headset van goede kwaliteit (ruisonderdrukking). Voor locaties waar meerdere personen toch een ruimte delen op grote afstand van elkaar, is een conference room microfoon en speaker (Jabra, Polycom) een aangewezen oplossing.

Bandbreedte: een huishouden vraagt deze Corona tijden veel meer bandbreedte: vergaderen, online les volgen, video streamen, … Een voor hand liggende oplossing is het internetabonnement upgraden naar een abonnement met grotere bandbreedte. Alternatieven zijn vergaderen met enkel audio of waar mogelijk afspraken maken over alternerend gebruik van applicaties die veel bandbreedte vragen. Zo kan je je netflix series ’s nachts al downloaden zodat overdag vlot kan video-vergaderen terwijl de kinderen offline ‘netflixen’.

Ergonomie

De voorbije jaren werd er in heel wat bedrijven geïnvesteerd in ergonomie: ergonomische stoelen, verstelbare tafels, staan-zit plekken, verstelbare laptophouders, ergonomische audits en workshops,… De thuiswerkplek is echter aan het oog van de ergonoom en preventieadviseur onttrokken. De klachten in nek, pols, rug en ogen die vroeger vaak voorkwamen op de werkvloer, komen nu terug op de thuiswerkplek. Een thuiswerkplek verdient dezelfde ergonomische aandacht als een kantoorplek:
• Waar mogelijk een aparte en afgesloten ruimte zodat de werkplek en de privé-plek. De werkplek is een ‘niet-storen’ ruimte.
• Goed meubilair, dat correct afgesteld is, net zoals op kantoor

Op kantoor lopen we geregeld rond: een kop koffie halen, iets van de printer nemen, langslopen bij een collega. Ook bij thuiswerk is het van belang om het zitten/staan af en toe af te wisselen met even rond te lopen.

Sociale contacten

Het kantoor heeft een uitgesproken sociale functie: als mens om met de collega’s te praten over de reis of de kinderen maar evenzeer ook als organisatie. Het DNA van een organisatie bestaat uit de cultuur en de sfeer tussen de medewerkers. Wandelgangen zijn een efficiënter communicatiekanaal dan het intranet of de mail. De koffiemachine is een sterkere megafoon voor de strategie dan de town hall meetings.

In tijden van telewerken is het belangrijk om ook het informele aspect een plaats te geven. Voor of na de eigenlijke meeting even digitaal bijpraten met de collega’s over koetjes en kalfjes, een digitale after work aperitief organiseren, … Zo blijven de mensen verbonden met de organisatie en krijgt het sociale ook een plaats.

Timemanagement

De digitale meetings kunnen een aanslag betekenen op het timemanagement van de medewerkers. Doordat er geen verplaatsingen zijn (naar een klant, tussen meeting rooms, naar het kantoor), verdwijnen natuurlijke pauzes of rustpunten. Doordat het ‘toch digitaal’ kan, verlaagt de drempel om een meeting te organiseren. Daardoor dreigt de tijdsbesteding aan meetings nog toe te nemen, waardoor er quasi geen tijd meer overblijft voor concentratiewerk of de totale werkbelasting nog stijgt.

Een aantal tips:
• Organiseer een pauze van minstens van 15 minuten tussen twee meetings. Tijd om dringend-belangrijke mails te beantwoorden, de koffie bij te vullen , een telefoontje te doen,…
• Beperk het aantal uur per dag en per week dat je aan meetings besteedt. Zeg dus ook ‘neen’ als de meeting niet relevant genoeg is.
• Reserveer TO-DO blokken in je agenda waarbij je dan niet aanlogt op Teams of Skype

Door de Corona crisis hebben we in sneltempo de transformatie doorgemaakt naar digitaal werken. We zijn daarvan nu de voordelen én de nadelen. Na de crisis zullen we met z’n allen een goed evenwicht vinden tussen offline en online vergaderen. En zullen we lessen getrokken hebben om het online vergaderen efficiënt en goed te laten verlopen. Laat elk nadeel dus daarbij een voordeel hebben.