Tag archieven: Facility Management

Facility management: meer dan poetsen en stofzuigen

Geef een reactie

Verschenen in Fokus online

Steeds meer bedrijven besteden hun facility management uit en dat is veel meer dan een synoniem voor poetsen en stofzuigen. Waarom is het een goed idee om daar experts voor in te schakelen? Welke diensten bieden ze aan? En wat zijn de tendensen in de sector? 

“Alle diensten die zorgen dat een organisatie kan doen wat ze doet.” Zo definieert Wouter Ommeslag, directeur van Facilicom, facility management. “Dat omvat alles van verlichting over verwarming, schoonmaak, beveiliging en sanitair tot en met de catering en het water geven aan de planten”, zegt hij. “Binnen facility management heb je twee grote stromingen: soft en hard. Soft is alles wat met mensen te maken heeft: schoonmaak, de kantine, het onthaal. Hard heeft te maken met techniek en bakstenen: de verwarming en airco, de verlichting en de ventilatie. Daartussenin zitten dan een paar overlappende zaken, zoals bewaking of groenonderhoud.” 

Vroeger waren soft en hard facility management twee strikt gescheiden werelden, maar tegenwoordig groeien ze meer en meer naar elkaar toe. Ommeslag: “De trend is om die twee werelden te integreren bij een dienstverlener, zodat je geïntegreerd facility management krijgt. Bedrijven hebben immers steeds meer een integrale, holistische visie op de werkplek. Bij hun interne functies zie je dat ook. Vroeger had je vaak een technical manager én een facility manager. Nu vallen die vaak samen.” 

Facilitair management zorgt voor een schone, veilige en aangename werkplek, zegt Philippe van Hasselt van VINCI Facilities. Werknemers zijn bovendien gelukkiger én productiever in een werkomgeving waar het aangenaam toeven is dan in een kantoor waar alles een boeltje is. “Op die manier wordt het ook een wapen in de war for talent”, zegt hij. “De functionele invulling van een kantoor is trouwens ook helemaal anders dan vroeger en Covid-19 heeft dat nog in een stroomversnelling gebracht. Veel bedrijven worstelen daar nog mee: hoeveel vierkante meter moeten ze nu voorzien? Hoe moet hun gebouw ingericht worden? Waar moet wat komen? Ook daar kan een facilitair specialist advies en begeleiding bieden.” 

Een gespecialiseerde facility manager ontzorgt: je hebt één factuur en één aanspreekpunt.- Philippe van Hasselt, VINCI Facilities

Bepaalde aspecten van facilitair management worden al lang door bedrijven uitbesteed, zoals de schoonmaak. “Alleen zie je dan dat dat niet goed opgevolgd wordt, omdat iedereen met zijn eigen taken bezig is”, zegt van Hasselt. “Zeker bij kmo’s is dat zo. Verschillende aspecten zitten vaak ook bij verschillende partijen: schoonmaak bij bedrijf A, catering bij B en beveiliging bij C, waardoor alles onoverzichtelijk is. Een gespecialiseerde facility manager ontzorgt dat allemaal: je hebt één factuur en één aanspreekpunt. Of nu je wc verstopt is of de airco niet meer werkt, je moet maar één iemand bellen.” 

Net zoals veel andere branches gaat ook het facilitair management vandaag door een stevige digitaliseringsgolf. “De toekomst is aan de smart buildings”, zegt Ommeslag. “Sensoren worden alomtegenwoordig. We zetten bijvoorbeeld sensoren die de temperatuur en de luchtvochtigheid meten en zo automatisch de verwarming regelen. Of we gaan na welke ruimtes in het gebouw echt benut worden, zodat alleen die plekken gepoetst worden. Tegenwoordig gebruiken we zelfs AI-modellen om bijvoorbeeld te voorspellen hoeveel volk op een bepaalde dag komt werken, zodat het bedrijfsrestaurant niet te weinig, maar ook niet te veel voorraad inslaat.”

Dat alles betekent dat het profiel van de werknemers in de facilitaire sector zelf ook verandert. “Klopt, ook wij zoeken volop naar dataspecialisten”, lacht van Hasselt. “Maar vergis je niet hoor, puur technische profielen blijven ook nog altijd zeer gegeerd en zijn net zo moeilijk te vinden.” 

Tot slot: hoe goed is facilitair management in België al ingeburgerd, vergeleken met onze buurlanden? “In Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk gaat het toch nog sneller dan bij ons”, zegt van Hasselt. “Dat heeft allicht met onze kmo-mentaliteit te maken: wat we zelf doen, doen we beter. Maar wat we wel zien, is dat als een bedrijf eenmaal met een facilitair specialist in zee gaat, het zo goed als nooit nog de stap terug zet.” 

Behandel je (potentiële) leverancier zoals je zelf behandeld wil worden: oproep voor tenderetiquette

Geef een reactie

Het nieuwe jaar is pas gestart en een heel aantal sectoren draait terug op (over)volle toeren na een Corona dip. Daarmee start ook het ‘tenderseizoen’ opnieuw: heel wat bedrijven gaan op zoek naar nieuwe leveranciers voor hun grondstoffen, onderdelen, materialen of non-core diensten. 

Een pleidooi voor tenderetiquette

Een tendertraject is een intensief proces, zowel voor de opdrachtgever als voor de potentiële leveranciers. Tijdens de pandemie zijn veel lopende contracten tijdelijk verlengd, waardoor er nu een extra druk tenderseizoen aankomt. Bij de start van dit tenderseizoen lanceer ik een oproep voor ‘tenderetiquette’, met drie principes om op een goede manier het tenderproces in te gaan.

Lanceer enkel échte tenders

Het opmaken van een (goede) offerte kost heel wat tijd en geld aan leveranciers. Soms gebeurt het dat een opdrachtgever een tender op de markt plaatst omdat het hoofdkantoor in een ander land of een aankoopafdeling hen daartoe verplicht. De opdrachtgever is heel tevreden over de huidige leverancier en heeft eigenlijk geen intentie of zin om van leverancier te veranderen. Er is op zich ook helemaal niets mis om gewoon bij je leverancier te (willen) blijven als je tevreden bent. Communiceer daar dan transparant over en voorkom dat heel wat potentiële leveranciers in het getouw zijn om een offerte maken, zonder een echte kans om de opdracht binnen te halen. De tender is er met andere woorden louter voor de vorm en de opdrachtgever zal in het gunningsproces sturen op de huidige leverancier. Heel wat verloren tijd en middelen bij de potentiële leveranciers die kon vermeden worden.

Hanteer realistische timings

Een offerte opmaken, is een arbeidsintensief proces met veel betrokken partijen: tender writers, sales, calculatie, operaties, directie, … Een offerte heeft een bepaalde doorlooptijd en -traject in een organisatie: teksten schrijven, lay-out, rekenwerk en goedkeuring door directie. Dat kost tijd om al deze stappen grondig te nemen. Soms stelt een opdrachtgever de deadlines dermate kort, dat alle betrokken diensten in het bedrijf genoodzaakt zijn om over te werken.Soms worden avonden en weekends opgeofferd om de offerte tijdig klaar te krijgen. Het is dan voor deze mensen frustrerend om te zien dat sommige opdrachtgevers na het indienen van de offerte verschillende weken nemen om de offertes te analyseren en te beslissen. 

Vervolgens speelt het timing aspect opnieuw bij de gunning van de opdracht, nl. is er voldoende opstarttijd? Het opstarten van een opdracht is eveneens een complex proces met veel betrokken partijen: de vorige leverancier (overname personeel), het bestellen van materialen, machines en middelen, het rekruteren van bijkomende krachten, … Een te korte opstarttijd zorgt voor veel stress op de operaties en suboptimale kwaliteit.

Lever voldoende informatie en laat vragen toe

De gevleugelde uitspraak “hoe beter de vraag, hoe beter het antwoord” gaat zeker op voor tenders. Hoe meer informatie de opdrachtgever aanlevert, hoe beter en nauwkeuriger de leverancier de offerte en prijs kan opmaken. Als we een correcte prijs voor schoonmaak willen indienen, is het van belang om te weten over welke ruimtes, vloertypes, oppervlaktes het gaat. Bijkomende info zoals niveauverschillen, breedte van gangen, … helpt om een nauwkeurige calculatie te maken. Als er onvoldoende (kwalitatieve) informatie is, gaan de potentiële leveranciers veronderstellingen maken. En veronderstellingen zijn nooit 100% correct. Bijgevolg is een eerlijke vergelijking tussen de leveranciers niet mogelijk: sommige leveranciers zullen te optimistische veronderstellingen maken, daarmee een lagere prijs calculeren, het contract binnenhalen en vervolgens dan de verliezen moeten dragen. Het loont vaak de moeite om te investeren in tender informatie: zaken laten opmeten, grondplannen laten uittekenen, een foto bibliotheek aanleggen van locaties, historische gegevens uit de boekhouding verzamelen, … Een goede kwantiteit en kwaliteit aan tenderinformatie, zorgt voor een eerlijke vergelijking en een correcte prijs.

De aangeleverde informatie kan soms ambigu te interpreteren zijn. Voorzie daarom een vraag- en antwoordprocedure in de tender. Laat ook vragen op verschillende momenten toe, omdat de vragen kunnen rijzen op verschillende momenten in het traject. Een plaatsbezoek kan vaak verhelderend werken. 

Deze principes helpen om een goede offerte neer te leggen en een fair tendertraject op te zetten. En dat is belangrijk, want we willen toch allemaal als onderneming goed behandeld worden?

Futureproof facility management volgens de belfa platinum corporate partners

Geef een reactie
Wouter Ommeslag (directeur Facilicom Solutions): “Onderneem nu actie om de werkplek postcorona vorm te geven. Begin met een doordacht plan, dat met een analyse start.”

Het nieuwe normaal, het nieuwe werken, de Green Deal, digitalisering… What’s in a name en wat houdt futureproof facility management volgens de belfa platinum partners in? Een gesprek met Bart Mariman (chief commercial officer ISS), Wouter Ommeslag (directeur Facilicom Solutions), Pieter Debree (commercial director Compass Group) en Bernard De Cannière (CEO Vinçotte).

Welke innovaties moeten bedrijven in het oog houden?

Experience management

Bart Mariman (chief commercial officer ISS): “Vernieuwingen situeren zich zowel op het vlak van producten als van diensten. Volgens mij zit de grootste verandering in het feit dat we van facility management naar experience management moeten evolueren. Dit wint door corona nog meer aan belang. Wij spreken over places that give. Niettegenstaande ik geloof in thuiswerken, denk ik niet dat generatie Y staat te springen om hun carrière uit te bouwen vanuit hun living. Ze willen er terug invliegen en naar kantoor komen om te ontmoeten, te brainstormen en creatief te zijn. Die omgevingen moeten gestimuleerd worden. Wij worden meer en meer een B2C-bedrijf. Naar mijn mening moeten we vooral op de eindgebruiker focussen, zeker in de war for talent. De voeling met het bedrijf en de sociale cohesie is zeer belangrijk. We ondersteunen bedrijven daarin.”

Workplace as a service

Wouter Ommeslag (directeur Facilicom Solutions): “Het stijgend belang van thuiswerken en flexplekken houdt twee vragen in voor de facility manager: hoeveel kantooroppervlakte heb ik nodig en hoe gaan we die inrichten? Ik denk dat het aantal m² met 10 à 15% zal verminderen, maar het kantoor is een blijver. De informele Zoomgesprekken kunnen het koffiemachinemoment niet vervangen. Mensen hebben er nood aan om elkaar te ontmoeten, te innoveren, te brainstormen. De ontmoetingsfunctie neemt meer ruimte in beslag dan het geconcentreerd werken. De multidisciplinariteit zal alsmaar stijgen. Samen moeten we tot oplossingen komen. Er zullen minder concentratiewerkplekken zijn, maar ze zullen meer oppervlakte in beslag nemen door de veiligheids- en hygiënemaatregelen. Workplace as a service is de toekomst. Men verwacht veel van de werkplek. De workplace zal gezellig en gezond zijn en bijdragen aan de werknemer, of ze zal niet zijn. Ik denk onder andere aan haast hotelachtige cleaning, gezonde voeding, een goed binnenklimaat, ergonomie en security. Maar ook zaken die inspelen op de work-life balance zullen gefaciliteerd worden: een carwash, pakketjesdienst, strijkservice, foodwalls, voedingsapps enzoverder. Hospitality is de key driver om de work-life integration te realiseren.”

Retail en take-away

Pieter Debree (commercial director Compass Group): “Digitalisering zet zijn belangrijke rol verder, zeker op het vlak van catering. Door middel van digitalisatie en AI kunnen we optimaal omgaan met personeelskosten en efficiënter inzetten op personeel. Ik denk aan de volledige automatisatie van kassa’s. Gebouwgebruikers kunnen via een app de menu’s raadplegen, bestellen enzoverder. Wat we ook merken is dat de ruimte een andere insteek krijgt en efficiënter ingevuld wordt. Catering maakt daar een onderdeel van uit en wordt aangepast aan de noden. Een logisch gevolg van het feit dat men nog 2 à 3 dagen naar het kantoor komt. We moeten het klassieke cateringverhaal in de bediendenomgeving volgens mij achter ons laten en bijna vanuit een retail-shopverhaal vertrekken, dat zich in snel tempo doorzet. We focussen meer op retail en take-away. Zo hebben we een assortiment van 15 salades en 20 warme gerechten in house ontwikkeld.”

Digitalisering, duurzaamheid & mobiliteit

Bernard De Cannière (CEO Vinçotte): “Bovenop de impact van het coronavirus op de gebouwen en de manier van werken stelt zich de vraag of het bestaande HVAC-systeem geen virusverspreider is? En of alle anti-COVID-maatregelen voldoende gerespecteerd worden? We ontwikkelden binnen deze context nieuwe opleidingen en het ‘Covid Safe Zone’-label, dat reeds aan een dertigtal bedrijven werd toegekend. Voorts zien we dat digitalisering, naast duurzaamheid en mobiliteit (zie verder, nvdr), alsmaar verder doordringt. Inzake BIM lanceerden we de opleiding ISO 19650 en het certificaat Bimproof Validated by Vinçotte. En alle activa die door ons worden gecontroleerd kunnen getagd worden met een Digi-Tag, waardoor ze vlot te consulteren zijn. Het nieuw AREI brengt tot slot ook heel wat veranderingen met zich mee.”

Meten is weten. Hoe kunnen facility managers slim omgaan met data?  

Systemen verbinden

Wouter Ommeslag: “Het loopt zo geen vaart als we denken. Corona heeft ook een economische impact. Het is voor sommige bedrijven niet evident om te investeren in digitalisering. De aandacht voor de luchtkwaliteit kwam door corona en de verplichte maatregelen wel plots in een stroomversnelling, net als de aanwezigheids- en activiteitregistratie. Het is belangrijk om goed na te denken over wat databeheer precies inhoudt. Men voorziet vaak standalone oplossingen zoals een warmtebeeldcamera of een CO2-meter aan het onthaal, terwijl de efficiëntie van systemen verhoogt als ze met elkaar verbonden zijn.”

Inspelen op flexibiliteit en personeelsinzet

Pieter Debree: “Ik denk dat veel bedrijven daar momenteel nog mee worstelen. Voor ons is het belangrijk om de bezettingsgraad in een gebouw te kennen. Via data kunnen bedrijven inspelen op flexibiliteit en personeelsinzet. Data laten toe om veel sneller te schakelen, bijvoorbeeld omtrent flexwerken en cleaning. We merken dat bedrijven een overschot aan ruimte hebben. We evolueren meer en meer naar een multi-tenant omgeving. Het is binnen dat kader zeker van belang om data te genereren.”

De juiste conclusies trekken

Bernard De Cannière: “Meten vormt op zich geen probleem. De uitdaging zit in het trekken van conclusies. Dit vereist een voldoende grote hoeveelheid aan data en het gebruik van AI. Beide zijn moeilijk te verenigen in één onderneming. Daarom bundelen we momenteel onze gegevens van controles, waardoor we bijvoorbeeld preventieve controles en zelfs de levensduur van activa kunnen voorspellen. Dit brengt een reductie van onverwachte wachttijden en minder stress met zich mee.”

In kaart brengen, sturen & optimaliseren

Bart Mariman: “De adoptiesnelheid omtrent IoT is tamelijk laag. Velen zien IoT initieel als een kostenbesparing. Dat is een misvatting. Het vergt een behoorlijke investering, maar op termijn zal men er de vruchten van plukken. IoT past perfect in experience facility management en zal een toegevoegde waarde zijn. Hoe zullen we mensen ontvangen? Wat doen we met de catering, een van de grote vraagstukken momenteel? We zien ook meer en meer multi-tenant gebouwen. IoT kan een grote rol spelen om dit alles in kaart te brengen, te sturen en te optimaliseren. Wij rollen nu ons nieuwste systeem uit met een app voor de eindgebruiker.”

Wat is de impact van de Green Deal op de FM-wereld en hoe spelen jullie hierop in?

Duurzaamheidsmanager

Pieter Debree: “Wij zijn in de Green Deal gestapt. Het is wel spijtig dat er regionaal aparte certificeringen zijn, die volgens mij dezelfde doelstelling hebben. We hebben vorig jaar een duurzaamheidsmanager aangeworven. Zo focussen we op single use plastics via een catalogus die alle alternatieve mogelijkheden bundelt voor onze klanten. Een tweede prioriteit is alles dat te maken heeft met waste beheer. Via software meten en beheren we het afvalbeheer op onze units.”

Wakker schudden

Bart Mariman: “Misschien is de Green Deal nog niet ambitieus genoeg om de doelstellingen tegen de deadline te bereiken. Ik ben voor de Green Deal, maar geen fan van subsidies omdat dat misbruik en inefficiënties met zich meebrengt. Ik denk eerder aan een regelgevend kader en de voorbeeldfunctie van de overheid, zoals het ZIN-gebouw aan het Noordstation. Het is noodzakelijk om wakker te schudden, zeker gezien de nieuwe jongeren die op de markt komen en die we willen aantrekken via de CSR-doelstellingen. Dit kan voor een dynamiek zorgen.”

Infrastructuur en capaciteit

Bernard De Cannière: “De evoluties op het vlak van mobiliteit en duurzaamheid hebben een grote impact op facility management. Zal er bijvoorbeeld voldoende laadinfrastructuur en netcapaciteit zijn? Wij hebben ons aanbod inzake duurzaamheid; zoals de validering van de labels CO2 Neutral en Plastic Neutral, de controle van zonnepanelen en laadpalen; gevoelig uitgebreid op vraag van onze klanten.”

In actie schieten

Wouter Ommeslag: “De Green Deal heeft een enorme impact op het werk van de facility manager. Duurzaamheid heeft onder meer een invloed op catering: het verpakkingsmateriaal, aanbod, lokaal kopen, plantaardige alternatieven enzoverder. Maar ik denk ook aan mobiliteit. Facility managers moeten er nu voor zorgen dat er laadpalen zijn en het elektriciteitsnet conform is. Hetzelfde met gebouwbeheersystemen die à jour moeten zijn: luchtkwaliteit, verwarming, koeling en dergelijke meer. Het is hoogtijd om in actie te schieten.”

Welke tip hebben jullie voor facility managers?

“Schakel expertise in”

Bernard De Cannière: “Doe een beroep op experts. Wij zijn meer dan een controle-organisme. Onze expertise omtrent inspectietechnologie en certificering maken van ons de ideale partner om bedrijven te begeleiden naar een zekere, efficiënte en duurzame 21ste eeuw. Onze digitalisering is erop gericht om het werk van de facility manager te vergemakkelijken. In ons Business Unit Building is een team ter beschikking dat gespecialiseerd is in gebouwbeer en samenwerkt met facility managers.”

“Opgelet voor overhaaste beslissingen”

Pieter Debree: “Neem jullie tijd om te kijken wat er effectief gebeurt vanaf september-oktober, met de bedoeling de juiste analyses te maken en patronen te herkennen. Dan kan het beheer hierop aangepast worden. Iedereen is vandaag op zoek. We weten niet wat er de komende maanden zal gebeuren. Wij en onze collega’s werken hard om post-corona oplossingen aan te bieden, maar ze moeten op de juiste manier geïntegreerd worden.”

“Samen met HR strategieën uitwerken”

Bart Mariman: “Facility managers zijn niet meer enkel verantwoordelijk voor de kost per m², maar ook voor de war far talent, duurzaamheid, wellbeing enzoverder. People make places and places make people. Het is belangrijk om samen met HR strategieën uit te werken. Wij helpen bedrijven met onze curated experience strategy. Onze boodschap is: laat ons samen naar het C-level stappen en kijken wat we kunnen veranderen om jullie vooruit te helpen. Dit gaat veel verder dan de pure functionele zaken binnen het bedrijf.”

“Starten met een doordacht plan”

Wouter Ommeslag: “Onderneem nu actie om de werkplek postcorona vorm te geven. Begin met een doordacht plan, dat met een analyse start. Wat hebben we voor ogen? Hoeveel m² hebben we? Hoe willen we die inrichten? Dit hangt vast met de missie en visie van de organisatie. Die transitie werkt enkel mits een goede voorbereiding en veel aandacht voor change management. Ik denk dat het heel belangrijk is om dat als een totaalproject op te nemen met de diverse afdelingen, niet in het minst HR. Het heeft geen zin om het aantal m² aan te passen als de catering, hospitality en vooral de toekomstige eindgebruikers niet betrokken worden. Wij maken samen met de klant een plan op. We meten en integreren vervolgens alle antwoorden in één globaal plan.”

HR Magazine: Terug naar kantoor

Geef een reactie

“We gaan niets opleggen”

Bedrijven werken aan een terugkeer van hun medewerkers naar kantoor. Daarover blijven veel onzekerheden bestaan, zodat de managers aan deze rondetafel niet van plan zijn om strakke regels op te leggen. Ze geven medewerkers en teams veel ruimte om onderling afspraken te maken.

IMPACT VAN DE CRISIS

Tino Gabriel (AZ Groeninge): In ons ziekenhuis AZ Groeninge waren tijdens de eerste uitbraak ook de administratieve medewerkers actief aan het werk in de andere afdelingen om meer handen aan het bed te krijgen. Pas na enige tijd begonnen we dan thuis te werken. Dat vroeg heel wat inspanningen, onder meer op het vlak van IT.

Inge Corne (Vandemoortele): Vandemoortele was tijdens de crisis volledig operationeel als essentieel bedrijf in de voedingssector. In de kantoren kenden we al veel thuiswerk, dus dat ging vlot. Maar in de fabrieken hebben we toch grote inspanningen moeten leveren om de arbeiders veilig te laten werken. Naast de extra communicatie, het inzetten van beschermingsmateriaal ging het vooral om de organisatie van de ploegenwissel en veel extra communicatie en aandacht voor welzijn. Maar nu kijken we uit naar de heropening van de kantoren met ballonnen en een feestelijk ontbijt.

Geert Peeters (Greenyard): Die situatie en de aanpak ervan lijkt heel erg op de onze. Bij Greenyard zijn we erg tevreden over de manier waarop de lockdown veel zaken efficiënter heeft gemaakt. Digitale vergaderingen gaan sneller. We deden ook geen zakenreizen meer en toch hebben we onze turnaround gerealiseerd. We vragen ons nu af of we niet een aantal managers kunnen aanwerven die vanuit Latijns-Amerika werken.

FEESTELIJK HERINTREDE

Wouter Ommeslag (Facilicom): Er heerst nu een terug naar school gevoel in de bedrijven waar medewerkers na lange tijd weer op kantoor komen. Organisaties voorzien een feestelijke herintrede. Ook bij Facilicom heerst er een positieve spanning.

Stijn Dieusaert (Melexis): Dat klopt wel, maar ik denk dat de overheid net nu een goed moment zag om de regels losser te maken, met het idee dat de vakantie begint en er hoe dan ook minder mensen komen werken. Voor Melexis zal de echte test komen in september wanneer we in grotere aantallen samen naar kantoor zullen gaan.

Yves Demaeght (KPMG): We hebben in het voorbije jaar de adviezen en richtlijnen vanwege de overheid steeds op de voet gevolgd en dus zijn de beperkingen nu grotendeels teruggeschroefd, maar er blijft een impact. De sanitaire maatregelen zoals afstand houden, verplichten ons om de bezetting in de kantoren met 50% te beperken.

Anne De Backer (Pfizer): Ik denk ook dat we het pas in september echt zullen weten. Want het is moeilijk om een coherent beleid uit te werken omdat medewerkers erg verschillend reageren op het vooruitzicht om weer naar kantoor te komen. Want wat gaan ze daar doen? Alleen vergaderen? Dat vooruitzicht vinden een aantal mensen echt niet aantrekkelijk. Zij willen misschien net een rustige plek om te kunnen werken omdat ze die thuis niet hebben. Anderen zullen net liever naar kantoor komen, als de collega’s er ook zijn. Wij hebben al nu gecommuniceerd dat wij maximum drie dagen per week telewerk gaan toelaten in plaats van twee. Maar Pfizer is van plan om de medewerkers en de teams zelf te laten beslissen hoe ze het werk organiseren binnen het kader van deze policy. We willen hen ook aanmoedigen om andere manieren van werken uit te proberen. Daarbij zullen we er alles aan doen zodat het voor medewerkers wel aantrekkelijk is om naar kantoor te komen.

Yves Demaeght: We geven ons management en medewerkers de nodige autonomie om onder elkaar werkbare afspraken te maken. Hierin is het kantoor als samenwerkingsplekerg belangrijk. Het is in ieder geval zo dat een groot deel van onze medewerkers het gewend zijn om op verplaatsing te werken en maar op onregelmatige basis naar kantoor komt. “Nomaden” als ze zijn, hebben ze het voorbije jaar al vooral thuisgewerkt, ook omdat onze klanten een omslag hebben gemaakt naar samenwerking op afstand.

Stijn Dieusaert: Melexis wil het zoals Pfizer aanpakken door werken op het kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Het moet een levende locatie zijn, een vibrant workplace. Medewerkers krijgen dus zeer veel vrijheid en verantwoordelijkheid om dit zelf in te vullen. Daarbij rekenen we wel op empathie voor elkaar. We moeten ons telkens afvragen: waar kan ik vandaag het beste werken voor mezelf, mijn collega’s én voor het bedrijf.

Tino Gabriel: Wij zijn tot het besef gekomen dat regels invoeren het ons erg lastig zal maken. De medewerkers en de teams moeten het onder elkaar afspreken en op een organische manier een regeling uitwerken. Dat vraagt ook flexibiliteit van de medewerkers.

Geert Peeters: Bij de opening van de kantoren zullen we in ieder geval geen strakke regels opleggen, maar we streven wel naar een combinatie van thuiswerk met nuttige contacten op kantoor. Straks zullen we ook weer gaan reizen, maar op een andere manier. Als we een buitenlandse vestiging bezoeken moet er een strakke agenda zijn met een fabrieksbezoek en veel contact met lokale medewerkers.

Wouter Ommeslag (Facilicom): Ik denk toch dat het noodzakelijk is om minstens een aantal afspraken te maken over de bereikbaarheid van de mensen. Collega’s, klanten en leveranciers zullen contact willen opnemen.

Inge Corne: Bij Vandemoortele gaan we ook voor het hybride model waarbij medewerkers zelf kiezen of ze thuis of op kantoor werken, afhankelijk van de agenda. Sommigen hebben het echt nodig om thuis weg te zijn. Tegelijk voorzien we begeleiding van de managers om hierover goede afspraken te maken met hun team. Van het bedrijf uit willen we wel stimuleren om vaak naar kantoor te komen.

Stijn Dieusaert: Maar een creatieve samenwerking ontstaat vaak door toevallige combinaties van mensen en ideeën. Dat toeval treedt op door onverwachte contacten en die heb je veel minder als je thuiswerkt. Bij Melexis willen we dat toeval dus organiseren. We noemen het structured serendipity.

Anne De Backer: Wij moeten daarbij wel waakzaam zijn voor een mogelijk onevenwicht in de informatiestroom voor thuiswerkers en collega’s die vaak op kantoor zijn. In het algemeen, zullen wij ervoor moeten zorgen dat iedereen hetzelfde gevoel van inclusiviteit heeft.

Zal uw bedrijf opteren voor minder kantooroppervlakte?

Yves Demaeght: Door een flexibele invulling van werken op kantoor, thuis en bij de klant willen onze groei realiseren binnen de beschikbare kantoorruimte.

Anne De Backer: Bij Pfizer hadden we al minder desks dan collega’s. En die zijn maar voor de helft bezet. Rekening houdend met de toename van het telewerken, is er dus een mogelijkheid om dit te herbekijken. Ook dit zullen wij doen met de input van de medewerkers.

Inge Corne: We zijn voor de crisis in ons nieuw gebouw ingetrokken. Bij de bouw hadden we al rekening gehouden met een vermindering van de vierkante meters met twintig procent en een new way of working. We hebben de ruimte dan ook anders ingericht, met meer plekken voor communicatie en connectie. Onze beste ontmoetingsplek ligt centraal, het atrium met een eigen bakkerij en keuken.

Wouter Ommeslag: Maar die ontmoetingsruimte nemen dan weer meer ruimte in dan werkplekken. Dat compenseert elkaar gedeeltelijk.

Stijn Dieusaert: Ik stel vast dat er veel onzekerheid blijft bestaan op allerlei vlakken. Als we ingrepen doen in de kantoorruimte, dan willen we ook zeker zijn dat we ze kunnen terugdraaien als het niet goed uitpakt.

Catering en diensten

Wouter Ommeslag: Een bedrijfskeuken heeft echt nood aan voldoende gebruikers om uit de kosten te geraken. Met het vele thuiswerk wordt dat steeds moeilijker. Ik zie dat bedrijven vaker kiezen voor geleverde maaltijden en snacks.

Anne De Backer: Ik denk toch dat een maaltijd aanbieden, zelf al is het maar een sandwich of een sla, de medewerkers ook veel tijd kan besparen. Ze moeten niet meer naar de winkel, niet koken… De kwaliteit van het aanbod is wel een key success factor. Maar het is dan inderdaad nodig dat voldoende mensen gebruik maken van het bedrijfsrestaurant.

Tino Gabriel: Klopt, maar een ziekenhuis heeft altijd een grootkeuken. Die verzorgt nu meer afhaalmaaltijden en dat werkt zeer goed.

Inge Corne: Onze keuken is essentieel voor onze medewerkers en binnen onze cultuur. Ook onze eigen producten zijn altijd beschikbaar. Daarnaast zetten we in op mobiliteit met onder andere poolfietsen en hersteldiensten.

Tino Gabriel: Dat aanbod wordt bij ons erg uitgebreid, met straks ook nog een was- en strijkdienst, naast een broodautomaat, fietsherstelling (in de eerste plaats om fietsen naar het werk aan te moedigen), en een kinderopvang aangepast aan ons ploegenschema.

De collegialiteit van de medewerkers is uiteindelijk het belangrijkste. En ik zie dat ze aandacht hebben voor elkaar én voor de belangen van de organisatie.

Geert Peeters: Een specifiek probleem tijdens de lockdown is de onboardingvan nieuwe medewerkers. Ik zie dat de teamleden erg bezorgd zijn over het welzijn van de nieuwkomers. Dat maakt soms het verschil bij aanwervingen.

Yves Demaeght: We hebben de voorbije jaren stevig geïnvesteerd in de upgrade van onze kantoren. Maar het gaat hem ons meer om connectie en verbondenheid dan kantoren! Zo organiseren we bijvoorbeeld straks een re-boarding voor de nieuwkomers van het voorbije jaar. We willen hen echt de kans geven om zich goed te integreren in het bedrijf.

Met HRmagazine XTRA kunnen organisaties hun standpunten, strategieën en oplossingen delen met de community van HRmagazine. De inhoud van HRmagazine XTRA valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van HRmagazine.

Facility management: un atout choc dans la guerre des talents

Geef een reactie

Un environnement de travail agréable avec de nombreux services à la clé renforce l’attractivité d’une entreprise. Pour Wouter Ommeslag, Directeur de Facilicom Solutions, le facilty management est un atout à ne pas négliger dans la guerre aux talents.

Que propose une entreprise de facility management telle que la vôtre ?

Wouter Ommeslag : « Nous offrons une large gamme de services et leur gestion par un facility manager. Cette personne peut effectuer une mission de longue durée chez un client, mais aussi remplacer un facility manager absent pour cause de maladie ou encore intervenir ponctuellement lors d’un déménagement, par exemple. Dans notre cas, nous proposons des services de réception, de nettoyage, de gardiennage, de catering et de gestion des bâtiments. Nous procurons aussi de la consultance pour aider les clients à bien adapter leurs bureaux en fonction de leur besoins réels. Exemple : décider combien de mètres carrés sont nécessaires pour des salles de réunion. »

En quoi le facility management constitue-t-il un atout pour attirer les talents ?

W. O. : « Beaucoup d’employés, notamment les plus jeunes, accordent une importance particulière à leur environnement de travail. Ils apprécient un service de catering mais aussi des services supplémentaires permettant une bon équilibre vie professionnelle-vie privée. Exemples : une crèche, un service de pressing pour les vêtements, un service pour laver une voiture au car wash pendant la journée, etc. Tous ces services entrent fortement en ligne de compte dans le choix d’un futur employeur, en particulier dans les secteurs où la guerre des talents fait rage. »

Sur quels éléments attractifs miser en particulier ?

W. O. : « Dans les soft facilities, un catering de qualité est essentiel ; la nourriture doit être bonne, saine, variée et, de préférence, disponible toute la journée de travail, voire proposée sous la forme de plats à emporter. De plus, la cafétéria doit être agréable et cosy, afin de prendre un snack ou un repas tout en pouvant discuter entre collègues dans un cadre informel qui ne fasse pas salle de réunion. »

Et au niveau des hard facilities ?

W. O. : « À ce niveau, soit celui des installations techniques, il est important que le climat intérieur, la qualité de l’air et la lumière, notamment, soient bien réglés. Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, on a bien vu toute l’importance d’une bonne ventilation ainsi d’un service de nettoyage de qualité. Or, depuis quelques années, on assistait de manière régulière à une diminution du budget nettoyage dans les entreprises. »

Bruxelles exige-t-elle des services particuliers ?

W. O. : « Dans la capitale, la mobilité pose problèmes. Il s’agit donc de garantir une facilité de transports, par exemple en mettant des vélos ou des navettes à disposition pour que les collaborateurs puissent se rendre de la gare à leur lieu de travail. La mobilité constitue aussi très souvent un casse-tête, en particulier dans le centre-ville, pour les fournisseurs ; cela peut causer des soucis en termes de logistique. »

Le télétravail impactera-t-il les missions des facility managrs ?

W. O. : « Le débat sur le télétravail est devenu particulièrement intéressant avec la crise sanitaire. Certains pensent que les gens ont pris l’habitude de travailler à domicile et que, de ce fait, la surface des bureaux diminuerait probablement de 30 à 50 %. Je ne pense pas que ce sera le cas ou, du moins, pas dans une telle ampleur : les gens restent vraiment en demande de contacts sociaux. Je penche plutôt pour une diminution dans une proportion de 10 à 15 %. Les gens travailleront peut-être un ou deux jours par semaine à la maison, mais continueront à se rendre au bureau le reste du temps pour rencontrer leurs collègues. De ce fait, on ne changera pas radicalement la demande de surfaces disponibles ni celle de services comme la réception, le nettoyage, le gardiennage ou la gestion des bâtiments. »

Voyez-vous d’autres tendances pour l’avenir ?

W. O. : « On se dirige vers l’Activity Based Working. On consacrera moins d’espaces où les gens peuvent s’isoler pour mieux se concentrer, mais plus de zones communautaires pour les brainstormings et autres processus de créativité qui demandent des contacts proches. Traiter des mails ou rédiger un PowerPoint peut se faire n’importe où ailleurs. »

Comment les technologies s’intègrent-elles dans cette vision ?

W. O. : « Cela englobe toute la dimension des ‘smart buildings’ avec l’internet des objets. Ces bâtiments seront munis de technologies permettant d’améliorer le confort des utilisateurs. Exemples : comptabiliser le nombre de personnes présentes et de places de travail disponibles dans un bâtiment ; déterminer automatiquement les salles qui ont été utilisées pour qu’elles soient nettoyées immédiatement ; surveiller la qualité de l’air et ajuster la ventilation en fonction des données de capteurs. »

Facility-TalentsDownload

Stop Citroenpers-procurement: pleidooi voor een code verantwoordelijk marktgedrag.

Geef een reactie

Als de besparingsdrift van de ene, de rendabiliteit van de ander afroomt.

De omzet in facilitaire diensten (catering, schoonmaak en beveiliging) heeft sinds 2009 met een stagnatie te maken. De corona crisis schept op dat vlak weinig perspectief: tijdens corona wordt dienstverlening afgebouwd of zelfs volledig stopgezet, waarbij de facilitaire bedrijven grotendeels voor de achterblijvende kosten opdraaien. Ook na Corona zijn er blijvende effecten: veel bedrijven kondigen aan dat ze het aandeel van telewerken in de totale arbeidstijd zullen opdrijven, wat meteen leidt tot een afbouw van het aantal mensen op kantoor en het aantal vierkante meters kantooroppervlakte.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is WouterOmmeslag6-1024x576.jpg
Ik pleit voor een code verantwoordelijke marktgedrag.

Deze omzetdaling betekent een uitdaging voor de facilitaire serviceproviders. De facilitaire bedrijven hebben al jaren te kampen met lage marges en hebben net volume nodig om gezond rendement te realiseren. Daarbovenop komt de besparingsdrift van vele klanten, ook versterkt door Corona. De markt wil steeds minder betalen voor facilitaire diensten omdat men het nog steeds bekijkt als een loutere kost. Veel klanten in de markt verwachten dat de facilitaire kost jaar-op-jaar moet dalen. Daarvoor worden tenders uitgeschreven waar men soms tot 100% gunt op prijs of worden afspraken afgedwongen om gedurende het contract jaar na jaar besparingsdoelstellingen te realiseren.

Hoewel Corona het belang van goede schoonmaak glashelder maakte, de tendens naar gezonde & duurzame voeding heel hard gaat en iedereen over veiligheid praat, zijn ondernemingen (nog) niet bereid daarin te investeren. Cost over Value.

Het marktvolume daalt en de verkooptarieven staan onder druk, terwijl de kosten om facilitaire diensten te leveren toeneemt. In een facilitair bedrijf zijn tot 90% van de kosten loonkosten. De lonen van de facilitaire medewerkers zijn door indexaties en cao-akkoorden gestegen. Indexaties zijn vaak maar gedeeltelijk door te rekenen aan klanten en vaak zelfs gedurende een bepaalde periode niet door te rekenen. Dan snijdt de index een flink deel van de marge weg. Loonsverhogingen zonder index zijn al helemaal niet door te rekenen.

Een verhoging van de efficiënte, hoor ik u dan denken? Ook dat is geen evidentie. Efficiëntiewinsten worden in veel sectoren gerealiseerd door de inzet van technologie. In de facilitaire sector is de marge daarvoor beperkt. Een schoonmaker maakt schoon en dat is en blijft voornamelijk manuele arbeid. De rek om de schoonmaaksnelheid op te drijven is doorheen de jaren opgebruikt. Er zijn enkele innovaties geweest zoals microvezeldoeken en schrobzuigmachines , maar dan zijn we zowat rond. Voor nieuwe schoonmaakrobotten is er nog geen enkele rendabele business case te maken, buiten enkele uitzonderingen in ideale omstandigheden. Een ander voorbeeld: een bewakingsagent presteert X uur per week op een site om inkomend vrachtverkeer te begeleiden. De taken die de agent vervult, zijn wettelijk bepaald en in dit geval dus onmogelijk te vervangen door technologie. De kost om de dienst te leveren is bijgevolg quasi volledig het loon van de agent, wat vastligt in barema’s. Elke kleine onvoorziene bijkomende kost (bovengemiddelde ziekte bv) doet de marge verdampen.

In Nederland is men hiermee aan de slag gegaan in 2010. De aanleiding was een staking van het schoonmaakpersoneel van maar liefst negen weken voor betere arbeidsvoorwaarden. Hetzelfde probleem stelde zich: de facilitaire bedrijven konden niet ingaan op de eisen van hun personeel, want de marge was al flinterdun en de markt liet geen tariefverhogingen toe. Dit was de aanleiding om een code verantwoordelijk marktgedrag in het leven te roepen: Een initiatief om verantwoordelijk marktgedrag te stimuleren door de klanten met als doel dat iedere uitbesteding van diensten in Nederland winst oplevert voor álle betrokkenen. Na de schoonmaak volgden ook de beveiliging, contractcatering en projectverhuizers.

In de code worden een aantal afspraken gemaakt over hoe een uitbestedingscontract van facilitaire diensten er uit moet zien. Een aantal voorbeelden:

  • Contracten moeten een optimale prijs/kwaliteit nastreven: de kwaliteit staat centraal en prijs/kwaliteit staan in een realistische verhouding tot elkaar. 100% op prijs gunnen is geen goede praktijk.
    
  • De looptijd van het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is voldoende zo lang om de doelen van alle betrokkenen redelijkerwijs te kunnen realiseren. Partijen streven naar een hierbij passende, zolang mogelijke contractperiode.
    
  • Bij het bepalen van de prijs en kwaliteit van de opdracht wordt rekening gehouden met de kwaliteit van de te leveren dienstverlening, een gezonde werkdruk, en de gezamenlijke inzet om doelstellingen te realiseren op het gebied van duurzaamheid, innovatie en sociaal beleid.
    
  • Partijen houden zich aan bestaande wet- en regelgeving, de cao, en de eisen van goed werkgeverschap. Als een aangeboden prijs bijvoorbeeld onder of net boven de loonbarema’s van de sector ligt, dan kan dat niet. Dergelijke offertes zouden eigenlijk niet aanvaard mogen worden.
    
  • Gedegen contractmanagement: opdrachtgevers houden bij een contractwijziging rekening met de positie en het welzijn van de betrokken medewerkers van de facilitaire dienstverlener. Contractwijzingen zijn goed gepland met een realistische overgangstijd. Moet de opdrachtgever het contract tussentijds opzeggen of aanpassen, bijvoorbeeld door krimp van de organisatie (of bijvoorbeeld Corona), dan bekijkt deze in samenspraak met de opdrachtnemer welke manieren er zijn om te komen tot een nieuw passend contract.

Deze voorbeelden geven aan wat de geest van de code is: een volwassen win-win situatie. Volgens mij is het moment aangebroken om ook in België over een dergelijke code na te denken. De ongelofelijke inzet en belang van onze facilitaire medewerkers tijdens deze Coronacrisis verdient dat.

Thuiswerk is een werkwoord: nood aan TEST-capaciteit: Technologie, Ergonomie, Sociale contacten en Timemanagement

Geef een reactie

De Corona maatregelen maken thuiswerk verplicht voor de functies waarvoor dat mogelijk is. Bijgevolg werken heel wat mensen voor het eerst van thuis. Dat lijkt in deze digitale tijd een evidentie, maar dat is het zeker niet. Als het thuiswerk niet goed omkaderd wordt, leidt het tot verlies van productiviteit, vervreemding en burn-outs.

Vooral digitale meetings vormen een uitdaging, want dat waren we tot voor kort niet gewoon. Op de thuiswerkdag – voor zover het al ingeburgerd was – werd vooral concentratiewerk verricht. De nieuwe videovergadercultuur is een uitdaging. Een aantal tips om rekening mee te houden.

Thuiswerk is een werkwoord: Technologie, Ergonomie, Sociale contacten en Timemanagement

Technologie

Een goede technologische opzet is de basis om goed op afstand te kunnen vergaderen. Een aantal onmisbare ingrediënten:


Applicatie: kies de juiste applicatie en zorg dat de medewerkers opgeleid worden over het gebruik ervan. Zet de IT-infrastructuur ook zo op dat meerdere applicaties mogelijk zijn, want je leeft niet op het eiland van je organisatie. Klanten of leveranciers zullen misschien een andere applicatie gebruiken. De laptops of tablets van de thuiswerker beschikken idealiter over alle courante applicaties: teams, zoom, meet, skype, WebEx,… De software is vrij te downloaden, maar de IT-policy moet toelaten om die te installeren.

Accessoires: niets zo vermoeiend als een videovergadering met echo, onverstaanbare deelnemers of veel achtergrondgeluid. De thuiswerkers worden best uitgerust met een headset van goede kwaliteit (ruisonderdrukking). Voor locaties waar meerdere personen toch een ruimte delen op grote afstand van elkaar, is een conference room microfoon en speaker (Jabra, Polycom) een aangewezen oplossing.


Bandbreedte: een huishouden vraagt deze Corona tijden veel meer bandbreedte: vergaderen, online les volgen, video streamen, … Een voor hand liggende oplossing is het internetabonnement upgraden naar een abonnement met grotere bandbreedte. Alternatieven zijn vergaderen met enkel audio of waar mogelijk afspraken maken over alternerend gebruik van applicaties die veel bandbreedte vragen. Zo kan je je netflix series ’s nachts al downloaden zodat overdag vlot kan video-vergaderen terwijl de kinderen offline ‘netflixen’.

Ergonomie

De voorbije jaren werd er in heel wat bedrijven geïnvesteerd in ergonomie: ergonomische stoelen, verstelbare tafels, staan-zit plekken, verstelbare laptophouders, ergonomische audits en workshops,… De thuiswerkplek is echter aan het oog van de ergonoom en preventieadviseur onttrokken. De klachten in nek, pols, rug en ogen die vroeger vaak voorkwamen op de werkvloer, komen nu terug op de thuiswerkplek. Een thuiswerkplek verdient dezelfde ergonomische aandacht als een kantoorplek:
• Waar mogelijk een aparte en afgesloten ruimte zodat de werkplek en de privé-plek. De werkplek is een ‘niet-storen’ ruimte.
• Goed meubilair, dat correct afgesteld is, net zoals op kantoor

Op kantoor lopen we geregeld rond: een kop koffie halen, iets van de printer nemen, langslopen bij een collega. Ook bij thuiswerk is het van belang om het zitten/staan af en toe af te wisselen met even rond te lopen.

Sociale contacten

Het kantoor heeft een uitgesproken sociale functie: als mens om met de collega’s te praten over de reis of de kinderen maar evenzeer ook als organisatie. Het DNA van een organisatie bestaat uit de cultuur en de sfeer tussen de medewerkers. Wandelgangen zijn een efficiënter communicatiekanaal dan het intranet of de mail. De koffiemachine is een sterkere megafoon voor de strategie dan de town hall meetings.

In tijden van telewerken is het belangrijk om ook het informele aspect een plaats te geven. Voor of na de eigenlijke meeting even digitaal bijpraten met de collega’s over koetjes en kalfjes, een digitale after work aperitief organiseren, … Zo blijven de mensen verbonden met de organisatie en krijgt het sociale ook een plaats.

Timemanagement

De digitale meetings kunnen een aanslag betekenen op het timemanagement van de medewerkers. Doordat er geen verplaatsingen zijn (naar een klant, tussen meeting rooms, naar het kantoor), verdwijnen natuurlijke pauzes of rustpunten. Doordat het ‘toch digitaal’ kan, verlaagt de drempel om een meeting te organiseren. Daardoor dreigt de tijdsbesteding aan meetings nog toe te nemen, waardoor er quasi geen tijd meer overblijft voor concentratiewerk of de totale werkbelasting nog stijgt.

Een aantal tips:
• Organiseer een pauze van minstens van 15 minuten tussen twee meetings. Tijd om dringend-belangrijke mails te beantwoorden, de koffie bij te vullen , een telefoontje te doen,…
• Beperk het aantal uur per dag en per week dat je aan meetings besteedt. Zeg dus ook ‘neen’ als de meeting niet relevant genoeg is.
• Reserveer TO-DO blokken in je agenda waarbij je dan niet aanlogt op Teams of Skype

Door de Corona crisis hebben we in sneltempo de transformatie doorgemaakt naar digitaal werken. We zijn daarvan nu de voordelen én de nadelen. Na de crisis zullen we met z’n allen een goed evenwicht vinden tussen offline en online vergaderen. En zullen we lessen getrokken hebben om het online vergaderen efficiënt en goed te laten verlopen. Laat elk nadeel dus daarbij een voordeel hebben.

FM Magazine – “Activity Based Facilities worden alsmaar belangrijker”

Geef een reactie

REPORTAGE  FM Magazine 23 – september 2020

Het nieuwe normaal volgens Wouter Ommeslag (Facilicom)

wouterommeslagfacilicom1misschienbestfotomethunlogo.jpg

“Probeer het warm water niet zelf uit te vinden. Of er is al een oplossing, of diverse partijen zoeken naar oplossingen. Inspireer elkaar.”

Activity Based Working én Activity Based Facilities spelen volgens Wouter Ommeslag (directeur Facilicom Solutions) een belangrijke rol in het nieuwe normaal: “Het sterk toegenomen thuiswerk vertaalt zich in minder en anders ingerichte vierkante meters. Binnen het kader van een coronaproof werkomgeving zullen sensoren en slimme IoT-toepassingen vaker ingezet worden.”

Culture eats strategy for breakfast

De lockdown had een zware impact op de werking van Facilicom, maar Wouter Ommeslag beklemtoont ook enkele positieve zaken: “Het belang van de facility manager en de sector wordt meer dan ooit onderstreept. De coronacrisis heeft de noodzaak van een goede, aangename werkplek waar medewerkers zich goed voelen benadrukt. Ik denk aan de inrichting, luchtkwaliteit, catering, hygiëne en dergelijke meer. Het kost enorm veel geld als men gedemotiveerd, minder productief of ziek is. We merken dat sommige mensen verkiezen om naar het kantoor te komen omdat de gezinssituatie efficiënt thuiswerk belemmert. Daarnaast is er een groep die liefst van thuis uit werkt. Die medewerkers zullen moeten gemotiveerd worden om naar het kantoor te komen. Het is belangrijk dat men niet vervreemdt van het bedrijf. Ik geloof sterk in de uitdrukking ‘Culture eats strategy for breakfast’.”

Nieuwe werkpleksetting

Zal er in de toekomst minder kantoorruimte nodig zijn als er meer mensen telewerken? Wouter Ommeslag: “Het aantal vierkante meter zal iets verminderen. Schattingen spreken van 10 à 15%. De overige vierkante meters zullen heringericht worden, met meer ruimte per persoon rekening houdend met de social distancing. Het aantal werkplekken zal verminderen, maar kwalitatiever worden. De trend van Activity Based Working zal nu wellicht volledig doorbreken. Sociale interactie, innovatie en delicate onderhandelingen vereisen aanwezigheid op kantoor. Bovendien werkt leadership niet vanop afstand. Voor dit alles zal een setting gecreëerd worden. De nieuwe realiteit heeft echter nog andere noden met zich meegebracht. Zo moeten we ons de vraag stellen of de thuiswerkplek moet ondersteund worden.”

Activity Based Facilities

Wouter Ommeslag: “Activity Based Facilities via sensoren en slimme IoT-toepassingen spelen in op een coronaproof omgeving. IT, HR en FM zullen binnen deze context alsmaar nauwer samenwerken. Sensoren zullen bijvoorbeeld melden welke ruimtes moeten schoongemaakt/ontsmet worden of voorspellingen doen op basis van data en Artificial Intelligence. Ik denk aan de gebouwbezetting en de voorkeuren van de bezoekers inzake catering. Sensoren zijn eveneens van nut met het oog op beveiliging, gezondheid, ventilatie, verwarming enzoverder. Een gezond binnenklimaat wordt alsmaar belangrijker. Ik merk dat bedrijven inzien dat verder besparen op de ‘facilitaire citroen’ geen efficiëntiewinst oplevert. Men ziet ook meer en meer de voordelen in van een geïntegreerde aanpak. In Nederland worden gebouwbeheersystemen al vaak geoutsourcet aan een facilitaire dienstverlener die alles opvolgt.”

www.facilicom.be

Door Tilly Baekelandt

Facilitaire dienstverleners spelen in op transformatie van kantoren – bijlage bij De Standaard

Geef een reactie
Kantoren krijgen een andere invulling: oppervlakten zullen 10 tot 15% minder groot worden, de inrichting zelf zal wijzigen en het bedrijfsrestaurant zal fungeren als ontmoetingsplek die de hele dag door kan worden gebruikt.

Door corona ondergaan kantoren een grondige en blijvende transformatie. Facilitaire dienstverleners kunnen helpen om te voldoen aan de nieuwe noden die zich daarbij stellen. Meer uitleg door Wouter Ommeslag, algemeen directeur van Facilicom Solutions.

Hoe zullen kantoorruimtes er uitzien in het post-coronatijdperk?

“Ook in het post-corona tijdperk zal het thuiswerken deels blijven. Hierdoor is momenteel ieder bedrijf druk in de weer met het ontwikkelen van een visie en policy over thuiswerk. Voor facility management zal dat een aanzienlijke impact hebben, want het kantoor zal voor een groot stuk een andere invulling krijgen. Kantorenoppervlakten zullen 10 tot 15 procent minder groot worden. Maar ook de inrichting zelf zal wijzigen. Kantoren worden echte ontmoetingsplaatsen waar medewerkers naartoe komen om elkaar fysiek te zien, om te brainstormen en belangrijke gesprekken te voeren waarvoor een online omgeving zich minder goed leent.”

Hoe speelt Facilicom daar op in?

“Naast de puur operationele diensten die we vanuit Facilicom leveren zoals catering, bewaking, schoonmaak en receptie, zetten we met onze consultancy afdeling nu nog sterker in op het meedenken en advies verlenen rond activity based werken. Daarbij kijken we via metingen en interview hoe vaak mensen aanwezig zijn, welk soort ruimte ze dan nodig hebben, hoeveel uren ze vergaderen of brainstormen,…”

“Op basis van al die wetenschappelijke inzichten stellen we vervolgens een plan op dat duidelijk maakt hoeveel vierkante meter er nodig is en hoe die best kan worden ingericht om aan de nieuwe noden van je bedrijf en je medewerkers te kunnen voldoen in het post-corona tijdperk.”

Welke impact is er op de catering?

“Het bedrijfsrestaurant wordt een ontmoetingsplek die de hele dag door kan worden gebruikt. Uiteraard veranderen hierdoor niet enkel de openingsuren, maar vooral ook de catering zelf. Zo zullen we evolueren van de klassieke selfservice met een dienblad naar een ruimer aanbod van diverse maaltijden en snacks.”

Hoe kan Facilicom helpen om de werkplek corona-proof te maken?

“Bij het binnenrijden van de parking kunnen we nummerplaatherkenning toepassen, zodat chauffeurs niet meer op een knop moeten duwen om de slagboom te openen. Aan het onthaal kunnen we een desinfectiezuil plaatsen. Thermocams meten tegelijk de lichaamstemperatuur. Is die te hoog, dan kan onze bewakingsagent de betreffende persoon aanspreken. De receptie zelf kunnen we inrichten met plexischermen, vloerstickers en signalisatie.”

“Vervolgens begeeft men zich naar de vergaderzaal, waar we nu werken met aangepaste schoonmaakprogramma’s waarbij we met sprays de hele ruimte klinisch desinfecteren. De schoonmaak is ook activity based. Het gebeurt nu na ieder gebruik in plaats van op vaste tijdstippen. Bovendien kunnen we door de lagere bezetting bv. een sanitaire blok afsluiten, waardoor er tijd vrijkomt om andere plaatsen waar veel volk komt of belangrijke aanraakpunten (bv. deurklinken of toetsenborden) grondiger te poetsen.”

Hoe belangrijk is technologie hierbij?

“Het hele concept van activity based schoonmaken wordt gestuurd door IoT-sensoren die detecteren of een werkplek gebruikt is, hoe vaak en hoe lang ze gebruikt wordt,… Maar het gaat verder dan schoonmaken. Op basis van die data kan een bedrijf ook inzichten krijgen waarmee het kan beslissen of er meer of minder werkplekken en vergaderzalen nodig zijn. Naast het geautomatiseerde IoT-gebeuren hebben we trouwens ook een mobiele applicatie ontwikkeld waar men kan aanduiden welke werkplek men gebruikt heeft, waardoor die dan onmiddellijk kan worden gedesinfecteerd.”

Zal dit ook na corona nog nuttig zijn?

“Werknemers hechten door corona nu duidelijk meer belang aan een hygiënische en gezonde werkplek. Bedrijven mogen dit dus niet langer als een kost zien, het is een investering. Enerzijds zorgt het ervoor dat werknemers minder snel ziek zullen worden en vermindert het dus het ziekteverzuim. Anderzijds maakt het je bedrijf ook aantrekkelijker voor nieuwe werkkrachten, wat zeker een must is gezien de war for talent die er is rond bepaalde profielen.”

Waarom is het interessanter om hiervoor samen te werken met een one-stop-shop partner?

“Als one-stop-shop aanbieder kunnen we een betere kwaliteit en lagere kosten bieden in een IFM concept (Integraal Facility Management) We hebben immers met één nauw samenwerkend team. Als bv. onze bewakingsagent ziet dat ergens een koffietas gevallen, dan voelt die zich daar ook verantwoordelijk en zal die meteen zijn collega’s van het schoonmaakteam verwittigen. Ziet die bewakingsagent tijdens een sluitingsronde dat er een raam stuk is, dan geeft hij dat onmiddellijk door aan het technische team. Je krijgt dus een geïntegreerde dienstverlening waarbij iedereen samen verantwoordelijk is.”

“Bovendien zal je bij vele aparte aanbieders telkens opnieuw een backoffice en overheadkost moeten betalen. Bij ons heb je die kost dankzij het centrale beheer maar éénmaal. Er is één contactpersoon die ook nog eens een budgetverantwoordelijkheid en -bevoegdheid heeft, waardoor deze in de breedte én de diepte kan managen.”

Het artikel in PDF formaat downloadenDownload