Tag archieven: Covid

Corona en kantooroppervlakte: Hoger / Lager?

Geef een reactie

Wat zal de impact zijn van de Corona crisis op de sector van het kantoorvastgoed? Zullen het aantal vierkante meters krimpen omdat iedereen thuiswerkt of gaan we net bijkomende ruimte nodig hebben om de sociale afstand te kunnen garanderen? Vele bedrijven hebben het financieel moeilijk door de crisis, wat met de kosten voor het kantoor?

Lager

Volgens de ene staat de kantorenmarkt aan de vooravond van een grote crisis. Het aantal verhuurde vierkante meter per werknemer daalt al enkele jaren: enerzijds wordt de oppervlakte per werkplek kleiner door het afbouwen van grotere individuele kantoren ten voordele van landschapskantoren. De oppervlakte van een bureautafel moet stelselmatig vierkante centimeters prijsgeven en nu zien we zelfs ‘workbenches’ die het met minder dan 1m2 per persoon moeten stellen.

Anderzijds is er al enkele jaren een trend naar meer thuiswerk – onder invloed van werk-privé balans en de mobiliteitsknoop – en naar andere werkplekken buiten het traditionele kantoor zoals co-working spaces, werkcafés en start-up incubatoren.

De Corona-maatregelen hebben het thuiswerk een verplicht karakter gegeven, de kantoren werden van de dag op de morgen zo goed als leeg. En dus overbodig? Verschillende bedrijven (onder meer Facebook) kondigde al aan om ook na Corona thuiswerk als norm te hanteren.

De trend lijkt dus het afbouwen van de kantooroppervlakte.

Hoger

Volgens de ander zal de vraag naar kantooroppervlakte net gaan toenemen. Het massale thuiswerken heeft ook de nadelen ervan naar boven gebracht: veel mensen staan te springen om terug naar kantoor te komen. Werknemers missen het sociaal contact, bepaalde vergaderingen of moeilijkere gesprekken zijn niet goed te organiseren via videoconferentie, de thuissituatie of buurt leent zich niet tot thuiswerk etc. Werkgevers langs hun kant merken een lagere betrokkenheid van hun werknemers bij het bedrijf.

De afstandsmaatregelen van de overheid maken dat de dichte bezetting van landschapskantoren niet meer haalbaar is. De bevolkingsdichtheid van het kantoor moet terug iets naar omlaag en dus meer ruimte per medewerker.

En nu?

Thuiswerken is een blijver, maar de waarde van een kantoor als sociaal gebeuren en werkomgeving is (her)ontdekt. De beide zijn nuttig, nodig en complementair. Het kantoor wordt de professionele variant van een café of koffiebar. Je komt er niet elke dag, de focus ligt op het sociale en de ene komt er meer of minder dan de andere. Het kantoor als stamcafé bindt de werknemer ook met de onderneming.

Een ding is duidelijk: de corona crisis zal bedrijven doen nadenken over hun ruimtegebruik. Een aantal vragen die zicht stellen:

  • Hoeveel ruimte heb ik nodig? Het antwoord op die vraag bekom je best door een grondige analyse: bevraag de werknemers hoe vaak ze zouden willen thuiswerken? Wat is de huidige reële bezetting? En zijn daar grote piek- of dalmomenten in waar de capaciteit net veel te ruim of te krap is? Hoe gaan we het functioneren en de output van de medewerkers meten en managen? Wat wordt het thuiswerkbeleid?
  • Hoe richten we onze ruimte in? Ook dat vraagt het nodige studie- en denkwerk. Hoe zit de bezetting van de verschillende categorieën ruimtes (vergaderzalen, stilte plekken, informele plekken,…) nu? Hoe richten we het kantoor in zodat het voldoet aan de (sociale) behoeften en tegelijk veilig is naar de sociale afstand?

De kosten niet vergeten

De reductie in kantooroppervlakte is vaak ingegeven vanuit een kostenreductie perspectief. Het reduceren van de vierkante meters kan soms echter de productiviteit doen dalen. Het is daarom raadzaam om ook andere pistes te verkennen:

  • Betaal je niet te veel huur voor je oppervlakte? Een benchmark kan daar inzicht in brengen
  • Betaal je niet te veel voor de exploitatie van je kantooroppervlakte (schoonmaak, catering, onthaal, beveiliging,…). Ook daar kan een inzicht in de contracten en kosten een besparing opleveren
  • De exploitatie van je kantoor onderbrengen bij een integrale (IFM) partij onderbrengen, creëert synergiën tussen de verschillende diensten. Het clusteren van aankoopcontracten (kantoormateriaal, waterfonteinen, koffie,…) bij de IFM leverancier valt daarbovenop vaak goedkoper uit door de schaalvoordelen.

Wat de kantoormarkt precies zal doen is niet te voorspellen. Het post-corona tijdperk is evenwel het uitgelezen moment voor bedrijven om over hun vastgoedvraagstukken na te denken.

COVID: 5 vaststellingen in de crisis. Continuïteit, Overheid, Vitale sectoren, Internationalisering en Digitalisering.

Geef een reactie

De impact van de Corona / COVID crisis op het maatschappelijke leven is momenteel nog niet in te schatten, zowel op de korte als de langere termijn. Met een beetje afstand zien we wel al 5 belangrijke vaststellingen en lessen.

Continuïteit: Tot de coronacrisis wat de continuïteitsplan iets voor heel grote multinationale bedrijven, nutsvoorzieningen of de openbare sector. Deze crisis heeft veel grote en middelgrote bedrijven doen inzien dat eigenlijk elke organisatie een plan moet hebben voor als het misgaat. Een zogenaamd “Black Monday” plan. Zo’n plan moet maatregelen bevatten die zowel de operationele als de financiële continuïteit van een organisatie borgen. Operationele continuïteit ligt in mensen, processen en systemen:

  • Mensen: zorg dat de kennis over de essentiële processen voldoende toegankelijk is, zodat mensen snel kunnen invallen voor afwezige collega. Dat er voor elke cruciale functie, minstens  één back-up persoon is met de nodige kennis en competenties om in te vallen indien nodig. Dit impliceert dat alle processen goed gedocumenteerd zijn, de documentatie helder geordend is en alles toegankelijk op gedeelde mappen.
  • Processen: het is belangrijk om de bedrijfsprocessen in kaart te hebben en daarbij de “crucial links”, de cruciale schakels, te identificeren. Welke processen maken dat het bedrijf operationeel kan blijven? Maak een lijstje. Deze processen verdienen bijzondere aandacht en een beoordeling of ze voldoende robuust zijn. Is de aanvoer van een bepaalde grondstof cruciaal voor de productie? Dan is een strategische voorraad aangewezen. Is een bepaalde machine essentieel voor het productieproces? Zorgen voor een bijstandscontract en eventueel reserve onderdelen.
  • Systemen: elke crisisbestrijding leunt op de beschikbaarheid van informatie- en communicatiesystemen. Deze systemen moeten zo opgebouwd zijn dat ze ook in crisistijden operationeel blijven: is er voldoende kennis aanwezig in het bedrijf om ze in de lucht te houden? Zijn er voldoende failsafe en redundanties ingebouwd? En zijn er eventuele alternatieven als een van de systemen toch uitvalt? Bedenk die plannen op voorhand, zoals je bijvoorbeeld als Whatsapp groepjes hebt voor mocht de e-mail uitvallen. Want in een crisis telt elke minuut.

Overheid: in geval van een crisis moet de overheid handelen: de veiligheid & gezondheid garanderen, de nutsvoorzieningen operationeel houden, … Dit vraagt een slagkrachtige overheid. Die mag niet te “vet” staan waardoor allerlei bureaucratie een efficiënt crisisbeheer in de weg staat. De overheid mag ook niet te “mager” staan, zodat ze voldoende resources heeft om in te zetten tegen de crisis. Dit evenwicht is zeker een maatschappelijk debat waard. De overheid moet over voldoende middelen beschikken, efficiënt georganiseerd zijn en over goeie mensen beschikken die in een crisis kunnen leiden. Leiden, zowel vanuit de politiek als bij de ambtenarij. Dat vraagt dat deze mensen correct behandeld worden en correct handelen. Geen bagger op sociale media, maar dan ook transparante en correcte informatie. Een correcte verloning, maar dan ook geen postjespakkerij en (politieke) benoemingen.

Vitale sectoren: de Corona crisis heeft duidelijk getoond dat bepaalde sectoren (zowel proft als non-profit) (veel) crucialer zijn dan andere. In tijden van crisis draait het om communicatie, transport, beveiliging, gezondheidszorg, schoonmaak, afvalverwerking, voedselproductie, de retail, … De echte ruggengraat van de maatschappij. Ik heb geen ondernemer, laat staan een burger, horen klagen dat de ‘brand activation consultant’ voor een nieuwe missie te formuleren het liet afweten. Laat het dan toch bijzonder ironisch zijn dat net op die sectoren bespaard werd (non-profit) of de marges zwaar onder druk kwamen (profit) de voorbije jaren. Dit is zeker ook van toepassing op de facilitaire sector: jarenlang was het ‘maar’ een ondersteunend proces waarop zeker nog wat bespaard kon en moest worden. Het belang van schoonmaak en beveiliging is essentieel gebleken. Om elke keten van grondstof-productie-consument in stand te houden, is transport nodig. Al jaren verdwijnen de lokale bedrijven omdat ze prijzenslag met buitenlandse transporteurs niet kunnen winnen. Transport is een ‘non-core’ kost, die naar beneden moet. Tot het er niet meer is. Hopelijk stopt men de race to the bottom nu op deze dienstverlening. En uiteraard in de eerste plaats voor de gezondheidszorg.

Internationalisering: het afbouwen van de productiecapaciteit in eigen land / regio maakt ons meer kwetsbaar. Van zodra iets in de keten hapert, ontstaat er schaarste. Dat het stilvallen zijn van de productie om welke reden dan ook, maar ook het sluiten van grenzen of het doorsnijden van de logistieke keten (een storm maakt scheepvaart onmogelijk, een vulkaan het vliegverkeer, …). De aanwezigheid van productiecapaciteit van vitale producten en goederen (voeding, medicijnen, medisch materiaal) dicht bij huis, is essentieel om een crisis het hoofd te bieden.

Digitalisering: Een crisis brengt vaak een beperking van fysiek contact of verplaatsing met zich mee. Nu hebben we te maken met een virus, maar ook bijvoorbeeld met de oliecrisis moesten verplaatsingen beperkt worden. Dat kan zich ook voordoen door een tekort aan bv elektriciteit of klimatologische omstandigheden (denk aan een plotse sneeuwstorm en koudegolf, heel België staat stil). Een doorgedreven digitalisering maakt een organisatie robuuster. Communicatietools zijn daar zeker een onderdeel van (videoconferentie, Teams, Slack etc), maar ook het digitaal uitwisselen en verwerken van documenten verdient een plaats: contracten digitaal tekenen en naar klanten of opdrachtgevers versturen. Het sturen vanop afstand hangt ook samen met de productieketen en het facilitaire: zorgen dat machines, beveiligingssystemen, verwarmingen/koelingen etc vanop afstand aan te sturen zijn.

Laten we hopen dat deze crisis, die veel gevraagd heeft van heel veel mensen, ons toch wat inzichten gebracht heeft waar we na de crisis mee aan de slag kunnen.