4 redenen waarom een bewakingsagent het beste vaccin is tegen incidenten

In de exit strategie van de corona maatregelen zal crowd control een sleutelrol spelen. Het versoepelen van de maatregelen brengt terug volk op de been. Daarbij zal het organiseren en reguleren van die mensenstromen in grote bepalen of de versoepelingen een lang leven beschoren zijn. Worden mondmaskers (correct) gedragen op plaatsen waar dat moet? Is de maximale capaciteit van (festival)terreinen, terrassen, cafés, clubs, restaurants bereikt? Houden de bezoekers wel voldoende afstand tussen de verschillende bubbels? Het zijn allemaal elementen van crowd control.

Het toezicht houden op en controle van personen in het kader van veiligheid is een taak die wettelijk voorbehouden is aan bewakingsagenten. Toch zetten sommige ondernemingen of organisaties stewards in, die geen bewakingsagent zijn. Dat leidde al tot incidenten, waarbij bezoekers en steward slaags geraakten.

Het inzetten van bewakingsagenten voor dergelijke taken is niet alleen wettelijk de juiste keuze, maar biedt ook de beste garantie op een veilig en ordelijk verloop van de mensenstromen:

Bewakingsagenten zijn gescreend

Vooraleer iemand toegelaten wordt tot het beroep van bewakingsagent, wordt die grondig gescreend door de veiligheidsdiensten. Als een persoon eerder veroordeeld werd voor een wanbedrijf of misdaad, zoals slagen en verwondingen, zal die niet toegelaten worden.  

Bewakingsagenten zijn getest

De wetgever heeft in het profiel van een bewakingsagent expliciet gesteld dat die moet beschikken over “incasseringsvermogen ten aanzien van agressief gedrag van derden en het vermogen om zich daarbij te beheersen”. Daarvoor wordt vooraleer de agent toegelaten wordt, een psychotechnisch onderzoek afgenomen. Slaagt de kandidaat niet, dan kan die geen bewakingsagent worden.

Bewakingsagenten zijn opgeleid

Een standaard bewakingsagent (exe 10 in het jargon) heeft een opleiding van 139 uur achter de rug. Daar komen onderwerpen aan bod zoals conflicthantering, communicatievaardigheden, ontwijkingstechnieken, gepast reageren bij crisissituaties, … De bewakingsagent is dus opgeleid om situaties te de-escaleren en stelt steeds de veiligheid voorop.

Bewakingsagenten zijn verzekerd

Elke bewakingsonderneming is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Die verzekering dekt verplicht de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van zowel de bewakingsonderneming als de bewakingsagent ten nadele van derden. De wetgever heeft de minimale gedekte bedragen vastgelegd op 2,5 mio euro per schadegeval voor lichamelijke letsels en 750 000 euro voor materiële schade. Dit geeft iedereen dus de zekerheid dat de schade die veroorzaakt zou worden door de bewakingsagent of de bewakingsonderneming, heel goed verzekerd is.

Wil je als organisatie dus zeker zijn dat je mensenstromen op een goede manier geregeld worden, met oog voor de veiligheid en zonder incidenten, kies voor de inzet van een bewakingsonderneming en bewakingsagenten.

Voor meer informatie www.trigion.be

Geplaatst in Opinie & Pers, Opiniestukken | Getagged , , , , , | Een reactie plaatsen

Werkwijze, focus én rol van bewakingsagenten evolueert voortdurend

De manier hoe bewakingsagenten werken, waar hun focus ligt en welke rollen ze
opnemen, evolueert voortdurend. “Eén ding staat echter vast: de juiste opleiding
en synergieën maken het verschil”, zegt Wouter Ommeslag. Tekst: Joris Hendrickx

Artikel donwnloaden:

Geplaatst in Opinie & Pers, Persartikels | Getagged , , , | Een reactie plaatsen

Facility management: un atout choc dans la guerre des talents

Un environnement de travail agréable avec de nombreux services à la clé renforce l’attractivité d’une entreprise. Pour Wouter Ommeslag, Directeur de Facilicom Solutions, le facilty management est un atout à ne pas négliger dans la guerre aux talents.

Que propose une entreprise de facility management telle que la vôtre ?

Wouter Ommeslag : « Nous offrons une large gamme de services et leur gestion par un facility manager. Cette personne peut effectuer une mission de longue durée chez un client, mais aussi remplacer un facility manager absent pour cause de maladie ou encore intervenir ponctuellement lors d’un déménagement, par exemple. Dans notre cas, nous proposons des services de réception, de nettoyage, de gardiennage, de catering et de gestion des bâtiments. Nous procurons aussi de la consultance pour aider les clients à bien adapter leurs bureaux en fonction de leur besoins réels. Exemple : décider combien de mètres carrés sont nécessaires pour des salles de réunion. »

En quoi le facility management constitue-t-il un atout pour attirer les talents ?

W. O. : « Beaucoup d’employés, notamment les plus jeunes, accordent une importance particulière à leur environnement de travail. Ils apprécient un service de catering mais aussi des services supplémentaires permettant une bon équilibre vie professionnelle-vie privée. Exemples : une crèche, un service de pressing pour les vêtements, un service pour laver une voiture au car wash pendant la journée, etc. Tous ces services entrent fortement en ligne de compte dans le choix d’un futur employeur, en particulier dans les secteurs où la guerre des talents fait rage. »

Sur quels éléments attractifs miser en particulier ?

W. O. : « Dans les soft facilities, un catering de qualité est essentiel ; la nourriture doit être bonne, saine, variée et, de préférence, disponible toute la journée de travail, voire proposée sous la forme de plats à emporter. De plus, la cafétéria doit être agréable et cosy, afin de prendre un snack ou un repas tout en pouvant discuter entre collègues dans un cadre informel qui ne fasse pas salle de réunion. »

Et au niveau des hard facilities ?

W. O. : « À ce niveau, soit celui des installations techniques, il est important que le climat intérieur, la qualité de l’air et la lumière, notamment, soient bien réglés. Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, on a bien vu toute l’importance d’une bonne ventilation ainsi d’un service de nettoyage de qualité. Or, depuis quelques années, on assistait de manière régulière à une diminution du budget nettoyage dans les entreprises. »

Bruxelles exige-t-elle des services particuliers ?

W. O. : « Dans la capitale, la mobilité pose problèmes. Il s’agit donc de garantir une facilité de transports, par exemple en mettant des vélos ou des navettes à disposition pour que les collaborateurs puissent se rendre de la gare à leur lieu de travail. La mobilité constitue aussi très souvent un casse-tête, en particulier dans le centre-ville, pour les fournisseurs ; cela peut causer des soucis en termes de logistique. »

Le télétravail impactera-t-il les missions des facility managrs ?

W. O. : « Le débat sur le télétravail est devenu particulièrement intéressant avec la crise sanitaire. Certains pensent que les gens ont pris l’habitude de travailler à domicile et que, de ce fait, la surface des bureaux diminuerait probablement de 30 à 50 %. Je ne pense pas que ce sera le cas ou, du moins, pas dans une telle ampleur : les gens restent vraiment en demande de contacts sociaux. Je penche plutôt pour une diminution dans une proportion de 10 à 15 %. Les gens travailleront peut-être un ou deux jours par semaine à la maison, mais continueront à se rendre au bureau le reste du temps pour rencontrer leurs collègues. De ce fait, on ne changera pas radicalement la demande de surfaces disponibles ni celle de services comme la réception, le nettoyage, le gardiennage ou la gestion des bâtiments. »

Voyez-vous d’autres tendances pour l’avenir ?

W. O. : « On se dirige vers l’Activity Based Working. On consacrera moins d’espaces où les gens peuvent s’isoler pour mieux se concentrer, mais plus de zones communautaires pour les brainstormings et autres processus de créativité qui demandent des contacts proches. Traiter des mails ou rédiger un PowerPoint peut se faire n’importe où ailleurs. »

Comment les technologies s’intègrent-elles dans cette vision ?

W. O. : « Cela englobe toute la dimension des ‘smart buildings’ avec l’internet des objets. Ces bâtiments seront munis de technologies permettant d’améliorer le confort des utilisateurs. Exemples : comptabiliser le nombre de personnes présentes et de places de travail disponibles dans un bâtiment ; déterminer automatiquement les salles qui ont été utilisées pour qu’elles soient nettoyées immédiatement ; surveiller la qualité de l’air et ajuster la ventilation en fonction des données de capteurs. »

Geplaatst in Opinie & Pers, Persartikels | Getagged , , , | Een reactie plaatsen

Stop Citroenpers-procurement: pleidooi voor een code verantwoordelijk marktgedrag.

Als de besparingsdrift van de ene, de rendabiliteit van de ander afroomt.

De omzet in facilitaire diensten (catering, schoonmaak en beveiliging) heeft sinds 2009 met een stagnatie te maken. De corona crisis schept op dat vlak weinig perspectief: tijdens corona wordt dienstverlening afgebouwd of zelfs volledig stopgezet, waarbij de facilitaire bedrijven grotendeels voor de achterblijvende kosten opdraaien. Ook na Corona zijn er blijvende effecten: veel bedrijven kondigen aan dat ze het aandeel van telewerken in de totale arbeidstijd zullen opdrijven, wat meteen leidt tot een afbouw van het aantal mensen op kantoor en het aantal vierkante meters kantooroppervlakte.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is WouterOmmeslag6-1024x576.jpg
Ik pleit voor een code verantwoordelijke marktgedrag.

Deze omzetdaling betekent een uitdaging voor de facilitaire serviceproviders. De facilitaire bedrijven hebben al jaren te kampen met lage marges en hebben net volume nodig om gezond rendement te realiseren. Daarbovenop komt de besparingsdrift van vele klanten, ook versterkt door Corona. De markt wil steeds minder betalen voor facilitaire diensten omdat men het nog steeds bekijkt als een loutere kost. Veel klanten in de markt verwachten dat de facilitaire kost jaar-op-jaar moet dalen. Daarvoor worden tenders uitgeschreven waar men soms tot 100% gunt op prijs of worden afspraken afgedwongen om gedurende het contract jaar na jaar besparingsdoelstellingen te realiseren.

Hoewel Corona het belang van goede schoonmaak glashelder maakte, de tendens naar gezonde & duurzame voeding heel hard gaat en iedereen over veiligheid praat, zijn ondernemingen (nog) niet bereid daarin te investeren. Cost over Value.

Het marktvolume daalt en de verkooptarieven staan onder druk, terwijl de kosten om facilitaire diensten te leveren toeneemt. In een facilitair bedrijf zijn tot 90% van de kosten loonkosten. De lonen van de facilitaire medewerkers zijn door indexaties en cao-akkoorden gestegen. Indexaties zijn vaak maar gedeeltelijk door te rekenen aan klanten en vaak zelfs gedurende een bepaalde periode niet door te rekenen. Dan snijdt de index een flink deel van de marge weg. Loonsverhogingen zonder index zijn al helemaal niet door te rekenen.

Een verhoging van de efficiënte, hoor ik u dan denken? Ook dat is geen evidentie. Efficiëntiewinsten worden in veel sectoren gerealiseerd door de inzet van technologie. In de facilitaire sector is de marge daarvoor beperkt. Een schoonmaker maakt schoon en dat is en blijft voornamelijk manuele arbeid. De rek om de schoonmaaksnelheid op te drijven is doorheen de jaren opgebruikt. Er zijn enkele innovaties geweest zoals microvezeldoeken en schrobzuigmachines , maar dan zijn we zowat rond. Voor nieuwe schoonmaakrobotten is er nog geen enkele rendabele business case te maken, buiten enkele uitzonderingen in ideale omstandigheden. Een ander voorbeeld: een bewakingsagent presteert X uur per week op een site om inkomend vrachtverkeer te begeleiden. De taken die de agent vervult, zijn wettelijk bepaald en in dit geval dus onmogelijk te vervangen door technologie. De kost om de dienst te leveren is bijgevolg quasi volledig het loon van de agent, wat vastligt in barema’s. Elke kleine onvoorziene bijkomende kost (bovengemiddelde ziekte bv) doet de marge verdampen.

In Nederland is men hiermee aan de slag gegaan in 2010. De aanleiding was een staking van het schoonmaakpersoneel van maar liefst negen weken voor betere arbeidsvoorwaarden. Hetzelfde probleem stelde zich: de facilitaire bedrijven konden niet ingaan op de eisen van hun personeel, want de marge was al flinterdun en de markt liet geen tariefverhogingen toe. Dit was de aanleiding om een code verantwoordelijk marktgedrag in het leven te roepen: Een initiatief om verantwoordelijk marktgedrag te stimuleren door de klanten met als doel dat iedere uitbesteding van diensten in Nederland winst oplevert voor álle betrokkenen. Na de schoonmaak volgden ook de beveiliging, contractcatering en projectverhuizers.

In de code worden een aantal afspraken gemaakt over hoe een uitbestedingscontract van facilitaire diensten er uit moet zien. Een aantal voorbeelden:

  • Contracten moeten een optimale prijs/kwaliteit nastreven: de kwaliteit staat centraal en prijs/kwaliteit staan in een realistische verhouding tot elkaar. 100% op prijs gunnen is geen goede praktijk.
    
  • De looptijd van het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is voldoende zo lang om de doelen van alle betrokkenen redelijkerwijs te kunnen realiseren. Partijen streven naar een hierbij passende, zolang mogelijke contractperiode.
    
  • Bij het bepalen van de prijs en kwaliteit van de opdracht wordt rekening gehouden met de kwaliteit van de te leveren dienstverlening, een gezonde werkdruk, en de gezamenlijke inzet om doelstellingen te realiseren op het gebied van duurzaamheid, innovatie en sociaal beleid.
    
  • Partijen houden zich aan bestaande wet- en regelgeving, de cao, en de eisen van goed werkgeverschap. Als een aangeboden prijs bijvoorbeeld onder of net boven de loonbarema’s van de sector ligt, dan kan dat niet. Dergelijke offertes zouden eigenlijk niet aanvaard mogen worden.
    
  • Gedegen contractmanagement: opdrachtgevers houden bij een contractwijziging rekening met de positie en het welzijn van de betrokken medewerkers van de facilitaire dienstverlener. Contractwijzingen zijn goed gepland met een realistische overgangstijd. Moet de opdrachtgever het contract tussentijds opzeggen of aanpassen, bijvoorbeeld door krimp van de organisatie (of bijvoorbeeld Corona), dan bekijkt deze in samenspraak met de opdrachtnemer welke manieren er zijn om te komen tot een nieuw passend contract.

Deze voorbeelden geven aan wat de geest van de code is: een volwassen win-win situatie. Volgens mij is het moment aangebroken om ook in België over een dergelijke code na te denken. De ongelofelijke inzet en belang van onze facilitaire medewerkers tijdens deze Coronacrisis verdient dat.

Geplaatst in Facility, Opinie & Pers, Opiniestukken | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Thuiswerk is een werkwoord: nood aan TEST-capaciteit: Technologie, Ergonomie, Sociale contacten en Timemanagement

De Corona maatregelen maken thuiswerk verplicht voor de functies waarvoor dat mogelijk is. Bijgevolg werken heel wat mensen voor het eerst van thuis. Dat lijkt in deze digitale tijd een evidentie, maar dat is het zeker niet. Als het thuiswerk niet goed omkaderd wordt, leidt het tot verlies van productiviteit, vervreemding en burn-outs.

Vooral digitale meetings vormen een uitdaging, want dat waren we tot voor kort niet gewoon. Op de thuiswerkdag – voor zover het al ingeburgerd was – werd vooral concentratiewerk verricht. De nieuwe videovergadercultuur is een uitdaging. Een aantal tips om rekening mee te houden.

Thuiswerk is een werkwoord: Technologie, Ergonomie, Sociale contacten en Timemanagement

Technologie

Een goede technologische opzet is de basis om goed op afstand te kunnen vergaderen. Een aantal onmisbare ingrediënten:


Applicatie: kies de juiste applicatie en zorg dat de medewerkers opgeleid worden over het gebruik ervan. Zet de IT-infrastructuur ook zo op dat meerdere applicaties mogelijk zijn, want je leeft niet op het eiland van je organisatie. Klanten of leveranciers zullen misschien een andere applicatie gebruiken. De laptops of tablets van de thuiswerker beschikken idealiter over alle courante applicaties: teams, zoom, meet, skype, WebEx,… De software is vrij te downloaden, maar de IT-policy moet toelaten om die te installeren.

Accessoires: niets zo vermoeiend als een videovergadering met echo, onverstaanbare deelnemers of veel achtergrondgeluid. De thuiswerkers worden best uitgerust met een headset van goede kwaliteit (ruisonderdrukking). Voor locaties waar meerdere personen toch een ruimte delen op grote afstand van elkaar, is een conference room microfoon en speaker (Jabra, Polycom) een aangewezen oplossing.


Bandbreedte: een huishouden vraagt deze Corona tijden veel meer bandbreedte: vergaderen, online les volgen, video streamen, … Een voor hand liggende oplossing is het internetabonnement upgraden naar een abonnement met grotere bandbreedte. Alternatieven zijn vergaderen met enkel audio of waar mogelijk afspraken maken over alternerend gebruik van applicaties die veel bandbreedte vragen. Zo kan je je netflix series ’s nachts al downloaden zodat overdag vlot kan video-vergaderen terwijl de kinderen offline ‘netflixen’.

Ergonomie

De voorbije jaren werd er in heel wat bedrijven geïnvesteerd in ergonomie: ergonomische stoelen, verstelbare tafels, staan-zit plekken, verstelbare laptophouders, ergonomische audits en workshops,… De thuiswerkplek is echter aan het oog van de ergonoom en preventieadviseur onttrokken. De klachten in nek, pols, rug en ogen die vroeger vaak voorkwamen op de werkvloer, komen nu terug op de thuiswerkplek. Een thuiswerkplek verdient dezelfde ergonomische aandacht als een kantoorplek:
• Waar mogelijk een aparte en afgesloten ruimte zodat de werkplek en de privé-plek. De werkplek is een ‘niet-storen’ ruimte.
• Goed meubilair, dat correct afgesteld is, net zoals op kantoor

Op kantoor lopen we geregeld rond: een kop koffie halen, iets van de printer nemen, langslopen bij een collega. Ook bij thuiswerk is het van belang om het zitten/staan af en toe af te wisselen met even rond te lopen.

Sociale contacten

Het kantoor heeft een uitgesproken sociale functie: als mens om met de collega’s te praten over de reis of de kinderen maar evenzeer ook als organisatie. Het DNA van een organisatie bestaat uit de cultuur en de sfeer tussen de medewerkers. Wandelgangen zijn een efficiënter communicatiekanaal dan het intranet of de mail. De koffiemachine is een sterkere megafoon voor de strategie dan de town hall meetings.

In tijden van telewerken is het belangrijk om ook het informele aspect een plaats te geven. Voor of na de eigenlijke meeting even digitaal bijpraten met de collega’s over koetjes en kalfjes, een digitale after work aperitief organiseren, … Zo blijven de mensen verbonden met de organisatie en krijgt het sociale ook een plaats.

Timemanagement

De digitale meetings kunnen een aanslag betekenen op het timemanagement van de medewerkers. Doordat er geen verplaatsingen zijn (naar een klant, tussen meeting rooms, naar het kantoor), verdwijnen natuurlijke pauzes of rustpunten. Doordat het ‘toch digitaal’ kan, verlaagt de drempel om een meeting te organiseren. Daardoor dreigt de tijdsbesteding aan meetings nog toe te nemen, waardoor er quasi geen tijd meer overblijft voor concentratiewerk of de totale werkbelasting nog stijgt.

Een aantal tips:
• Organiseer een pauze van minstens van 15 minuten tussen twee meetings. Tijd om dringend-belangrijke mails te beantwoorden, de koffie bij te vullen , een telefoontje te doen,…
• Beperk het aantal uur per dag en per week dat je aan meetings besteedt. Zeg dus ook ‘neen’ als de meeting niet relevant genoeg is.
• Reserveer TO-DO blokken in je agenda waarbij je dan niet aanlogt op Teams of Skype

Door de Corona crisis hebben we in sneltempo de transformatie doorgemaakt naar digitaal werken. We zijn daarvan nu de voordelen én de nadelen. Na de crisis zullen we met z’n allen een goed evenwicht vinden tussen offline en online vergaderen. En zullen we lessen getrokken hebben om het online vergaderen efficiënt en goed te laten verlopen. Laat elk nadeel dus daarbij een voordeel hebben.

Geplaatst in Facility, Opinie & Pers, Opiniestukken | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

FM Magazine – “Activity Based Facilities worden alsmaar belangrijker”

REPORTAGE  FM Magazine 23 – september 2020

Het nieuwe normaal volgens Wouter Ommeslag (Facilicom)

wouterommeslagfacilicom1misschienbestfotomethunlogo.jpg

“Probeer het warm water niet zelf uit te vinden. Of er is al een oplossing, of diverse partijen zoeken naar oplossingen. Inspireer elkaar.”

Activity Based Working én Activity Based Facilities spelen volgens Wouter Ommeslag (directeur Facilicom Solutions) een belangrijke rol in het nieuwe normaal: “Het sterk toegenomen thuiswerk vertaalt zich in minder en anders ingerichte vierkante meters. Binnen het kader van een coronaproof werkomgeving zullen sensoren en slimme IoT-toepassingen vaker ingezet worden.”

Culture eats strategy for breakfast

De lockdown had een zware impact op de werking van Facilicom, maar Wouter Ommeslag beklemtoont ook enkele positieve zaken: “Het belang van de facility manager en de sector wordt meer dan ooit onderstreept. De coronacrisis heeft de noodzaak van een goede, aangename werkplek waar medewerkers zich goed voelen benadrukt. Ik denk aan de inrichting, luchtkwaliteit, catering, hygiëne en dergelijke meer. Het kost enorm veel geld als men gedemotiveerd, minder productief of ziek is. We merken dat sommige mensen verkiezen om naar het kantoor te komen omdat de gezinssituatie efficiënt thuiswerk belemmert. Daarnaast is er een groep die liefst van thuis uit werkt. Die medewerkers zullen moeten gemotiveerd worden om naar het kantoor te komen. Het is belangrijk dat men niet vervreemdt van het bedrijf. Ik geloof sterk in de uitdrukking ‘Culture eats strategy for breakfast’.”

Nieuwe werkpleksetting

Zal er in de toekomst minder kantoorruimte nodig zijn als er meer mensen telewerken? Wouter Ommeslag: “Het aantal vierkante meter zal iets verminderen. Schattingen spreken van 10 à 15%. De overige vierkante meters zullen heringericht worden, met meer ruimte per persoon rekening houdend met de social distancing. Het aantal werkplekken zal verminderen, maar kwalitatiever worden. De trend van Activity Based Working zal nu wellicht volledig doorbreken. Sociale interactie, innovatie en delicate onderhandelingen vereisen aanwezigheid op kantoor. Bovendien werkt leadership niet vanop afstand. Voor dit alles zal een setting gecreëerd worden. De nieuwe realiteit heeft echter nog andere noden met zich meegebracht. Zo moeten we ons de vraag stellen of de thuiswerkplek moet ondersteund worden.”

Activity Based Facilities

Wouter Ommeslag: “Activity Based Facilities via sensoren en slimme IoT-toepassingen spelen in op een coronaproof omgeving. IT, HR en FM zullen binnen deze context alsmaar nauwer samenwerken. Sensoren zullen bijvoorbeeld melden welke ruimtes moeten schoongemaakt/ontsmet worden of voorspellingen doen op basis van data en Artificial Intelligence. Ik denk aan de gebouwbezetting en de voorkeuren van de bezoekers inzake catering. Sensoren zijn eveneens van nut met het oog op beveiliging, gezondheid, ventilatie, verwarming enzoverder. Een gezond binnenklimaat wordt alsmaar belangrijker. Ik merk dat bedrijven inzien dat verder besparen op de ‘facilitaire citroen’ geen efficiëntiewinst oplevert. Men ziet ook meer en meer de voordelen in van een geïntegreerde aanpak. In Nederland worden gebouwbeheersystemen al vaak geoutsourcet aan een facilitaire dienstverlener die alles opvolgt.”

www.facilicom.be

Door Tilly Baekelandt

Geplaatst in Facility, Opinie & Pers, Persartikels | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

Facilitaire dienstverleners spelen in op transformatie van kantoren – bijlage bij De Standaard

Kantoren krijgen een andere invulling: oppervlakten zullen 10 tot 15% minder groot worden, de inrichting zelf zal wijzigen en het bedrijfsrestaurant zal fungeren als ontmoetingsplek die de hele dag door kan worden gebruikt.

Door corona ondergaan kantoren een grondige en blijvende transformatie. Facilitaire dienstverleners kunnen helpen om te voldoen aan de nieuwe noden die zich daarbij stellen. Meer uitleg door Wouter Ommeslag, algemeen directeur van Facilicom Solutions.

Hoe zullen kantoorruimtes er uitzien in het post-coronatijdperk?

“Ook in het post-corona tijdperk zal het thuiswerken deels blijven. Hierdoor is momenteel ieder bedrijf druk in de weer met het ontwikkelen van een visie en policy over thuiswerk. Voor facility management zal dat een aanzienlijke impact hebben, want het kantoor zal voor een groot stuk een andere invulling krijgen. Kantorenoppervlakten zullen 10 tot 15 procent minder groot worden. Maar ook de inrichting zelf zal wijzigen. Kantoren worden echte ontmoetingsplaatsen waar medewerkers naartoe komen om elkaar fysiek te zien, om te brainstormen en belangrijke gesprekken te voeren waarvoor een online omgeving zich minder goed leent.”

Hoe speelt Facilicom daar op in?

“Naast de puur operationele diensten die we vanuit Facilicom leveren zoals catering, bewaking, schoonmaak en receptie, zetten we met onze consultancy afdeling nu nog sterker in op het meedenken en advies verlenen rond activity based werken. Daarbij kijken we via metingen en interview hoe vaak mensen aanwezig zijn, welk soort ruimte ze dan nodig hebben, hoeveel uren ze vergaderen of brainstormen,…”

“Op basis van al die wetenschappelijke inzichten stellen we vervolgens een plan op dat duidelijk maakt hoeveel vierkante meter er nodig is en hoe die best kan worden ingericht om aan de nieuwe noden van je bedrijf en je medewerkers te kunnen voldoen in het post-corona tijdperk.”

Welke impact is er op de catering?

“Het bedrijfsrestaurant wordt een ontmoetingsplek die de hele dag door kan worden gebruikt. Uiteraard veranderen hierdoor niet enkel de openingsuren, maar vooral ook de catering zelf. Zo zullen we evolueren van de klassieke selfservice met een dienblad naar een ruimer aanbod van diverse maaltijden en snacks.”

Hoe kan Facilicom helpen om de werkplek corona-proof te maken?

“Bij het binnenrijden van de parking kunnen we nummerplaatherkenning toepassen, zodat chauffeurs niet meer op een knop moeten duwen om de slagboom te openen. Aan het onthaal kunnen we een desinfectiezuil plaatsen. Thermocams meten tegelijk de lichaamstemperatuur. Is die te hoog, dan kan onze bewakingsagent de betreffende persoon aanspreken. De receptie zelf kunnen we inrichten met plexischermen, vloerstickers en signalisatie.”

“Vervolgens begeeft men zich naar de vergaderzaal, waar we nu werken met aangepaste schoonmaakprogramma’s waarbij we met sprays de hele ruimte klinisch desinfecteren. De schoonmaak is ook activity based. Het gebeurt nu na ieder gebruik in plaats van op vaste tijdstippen. Bovendien kunnen we door de lagere bezetting bv. een sanitaire blok afsluiten, waardoor er tijd vrijkomt om andere plaatsen waar veel volk komt of belangrijke aanraakpunten (bv. deurklinken of toetsenborden) grondiger te poetsen.”

Hoe belangrijk is technologie hierbij?

“Het hele concept van activity based schoonmaken wordt gestuurd door IoT-sensoren die detecteren of een werkplek gebruikt is, hoe vaak en hoe lang ze gebruikt wordt,… Maar het gaat verder dan schoonmaken. Op basis van die data kan een bedrijf ook inzichten krijgen waarmee het kan beslissen of er meer of minder werkplekken en vergaderzalen nodig zijn. Naast het geautomatiseerde IoT-gebeuren hebben we trouwens ook een mobiele applicatie ontwikkeld waar men kan aanduiden welke werkplek men gebruikt heeft, waardoor die dan onmiddellijk kan worden gedesinfecteerd.”

Zal dit ook na corona nog nuttig zijn?

“Werknemers hechten door corona nu duidelijk meer belang aan een hygiënische en gezonde werkplek. Bedrijven mogen dit dus niet langer als een kost zien, het is een investering. Enerzijds zorgt het ervoor dat werknemers minder snel ziek zullen worden en vermindert het dus het ziekteverzuim. Anderzijds maakt het je bedrijf ook aantrekkelijker voor nieuwe werkkrachten, wat zeker een must is gezien de war for talent die er is rond bepaalde profielen.”

Waarom is het interessanter om hiervoor samen te werken met een one-stop-shop partner?

“Als one-stop-shop aanbieder kunnen we een betere kwaliteit en lagere kosten bieden in een IFM concept (Integraal Facility Management) We hebben immers met één nauw samenwerkend team. Als bv. onze bewakingsagent ziet dat ergens een koffietas gevallen, dan voelt die zich daar ook verantwoordelijk en zal die meteen zijn collega’s van het schoonmaakteam verwittigen. Ziet die bewakingsagent tijdens een sluitingsronde dat er een raam stuk is, dan geeft hij dat onmiddellijk door aan het technische team. Je krijgt dus een geïntegreerde dienstverlening waarbij iedereen samen verantwoordelijk is.”

“Bovendien zal je bij vele aparte aanbieders telkens opnieuw een backoffice en overheadkost moeten betalen. Bij ons heb je die kost dankzij het centrale beheer maar éénmaal. Er is één contactpersoon die ook nog eens een budgetverantwoordelijkheid en -bevoegdheid heeft, waardoor deze in de breedte én de diepte kan managen.”

Geplaatst in Facility, Opinie & Pers, Persartikels | Getagged , , | Een reactie plaatsen

FOKUS: Facility Management

Geplaatst in Geen categorie | Een reactie plaatsen

Corona en kantooroppervlakte: Hoger / Lager?

Wat zal de impact zijn van de Corona crisis op de sector van het kantoorvastgoed? Zullen het aantal vierkante meters krimpen omdat iedereen thuiswerkt of gaan we net bijkomende ruimte nodig hebben om de sociale afstand te kunnen garanderen? Vele bedrijven hebben het financieel moeilijk door de crisis, wat met de kosten voor het kantoor?

Lager

Volgens de ene staat de kantorenmarkt aan de vooravond van een grote crisis. Het aantal verhuurde vierkante meter per werknemer daalt al enkele jaren: enerzijds wordt de oppervlakte per werkplek kleiner door het afbouwen van grotere individuele kantoren ten voordele van landschapskantoren. De oppervlakte van een bureautafel moet stelselmatig vierkante centimeters prijsgeven en nu zien we zelfs ‘workbenches’ die het met minder dan 1m2 per persoon moeten stellen.

Anderzijds is er al enkele jaren een trend naar meer thuiswerk – onder invloed van werk-privé balans en de mobiliteitsknoop – en naar andere werkplekken buiten het traditionele kantoor zoals co-working spaces, werkcafés en start-up incubatoren.

De Corona-maatregelen hebben het thuiswerk een verplicht karakter gegeven, de kantoren werden van de dag op de morgen zo goed als leeg. En dus overbodig? Verschillende bedrijven (onder meer Facebook) kondigde al aan om ook na Corona thuiswerk als norm te hanteren.

De trend lijkt dus het afbouwen van de kantooroppervlakte.

Hoger

Volgens de ander zal de vraag naar kantooroppervlakte net gaan toenemen. Het massale thuiswerken heeft ook de nadelen ervan naar boven gebracht: veel mensen staan te springen om terug naar kantoor te komen. Werknemers missen het sociaal contact, bepaalde vergaderingen of moeilijkere gesprekken zijn niet goed te organiseren via videoconferentie, de thuissituatie of buurt leent zich niet tot thuiswerk etc. Werkgevers langs hun kant merken een lagere betrokkenheid van hun werknemers bij het bedrijf.

De afstandsmaatregelen van de overheid maken dat de dichte bezetting van landschapskantoren niet meer haalbaar is. De bevolkingsdichtheid van het kantoor moet terug iets naar omlaag en dus meer ruimte per medewerker.

En nu?

Thuiswerken is een blijver, maar de waarde van een kantoor als sociaal gebeuren en werkomgeving is (her)ontdekt. De beide zijn nuttig, nodig en complementair. Het kantoor wordt de professionele variant van een café of koffiebar. Je komt er niet elke dag, de focus ligt op het sociale en de ene komt er meer of minder dan de andere. Het kantoor als stamcafé bindt de werknemer ook met de onderneming.

Een ding is duidelijk: de corona crisis zal bedrijven doen nadenken over hun ruimtegebruik. Een aantal vragen die zicht stellen:

  • Hoeveel ruimte heb ik nodig? Het antwoord op die vraag bekom je best door een grondige analyse: bevraag de werknemers hoe vaak ze zouden willen thuiswerken? Wat is de huidige reële bezetting? En zijn daar grote piek- of dalmomenten in waar de capaciteit net veel te ruim of te krap is? Hoe gaan we het functioneren en de output van de medewerkers meten en managen? Wat wordt het thuiswerkbeleid?
  • Hoe richten we onze ruimte in? Ook dat vraagt het nodige studie- en denkwerk. Hoe zit de bezetting van de verschillende categorieën ruimtes (vergaderzalen, stilte plekken, informele plekken,…) nu? Hoe richten we het kantoor in zodat het voldoet aan de (sociale) behoeften en tegelijk veilig is naar de sociale afstand?

De kosten niet vergeten

De reductie in kantooroppervlakte is vaak ingegeven vanuit een kostenreductie perspectief. Het reduceren van de vierkante meters kan soms echter de productiviteit doen dalen. Het is daarom raadzaam om ook andere pistes te verkennen:

  • Betaal je niet te veel huur voor je oppervlakte? Een benchmark kan daar inzicht in brengen
  • Betaal je niet te veel voor de exploitatie van je kantooroppervlakte (schoonmaak, catering, onthaal, beveiliging,…). Ook daar kan een inzicht in de contracten en kosten een besparing opleveren
  • De exploitatie van je kantoor onderbrengen bij een integrale (IFM) partij onderbrengen, creëert synergiën tussen de verschillende diensten. Het clusteren van aankoopcontracten (kantoormateriaal, waterfonteinen, koffie,…) bij de IFM leverancier valt daarbovenop vaak goedkoper uit door de schaalvoordelen.

Wat de kantoormarkt precies zal doen is niet te voorspellen. Het post-corona tijdperk is evenwel het uitgelezen moment voor bedrijven om over hun vastgoedvraagstukken na te denken.

Geplaatst in Facility | Getagged , , , , , , | Een reactie plaatsen

COVID: 5 vaststellingen in de crisis. Continuïteit, Overheid, Vitale sectoren, Internationalisering en Digitalisering.

De impact van de Corona / COVID crisis op het maatschappelijke leven is momenteel nog niet in te schatten, zowel op de korte als de langere termijn. Met een beetje afstand zien we wel al 5 belangrijke vaststellingen en lessen.

Continuïteit: Tot de coronacrisis wat de continuïteitsplan iets voor heel grote multinationale bedrijven, nutsvoorzieningen of de openbare sector. Deze crisis heeft veel grote en middelgrote bedrijven doen inzien dat eigenlijk elke organisatie een plan moet hebben voor als het misgaat. Een zogenaamd “Black Monday” plan. Zo’n plan moet maatregelen bevatten die zowel de operationele als de financiële continuïteit van een organisatie borgen. Operationele continuïteit ligt in mensen, processen en systemen:

  • Mensen: zorg dat de kennis over de essentiële processen voldoende toegankelijk is, zodat mensen snel kunnen invallen voor afwezige collega. Dat er voor elke cruciale functie, minstens  één back-up persoon is met de nodige kennis en competenties om in te vallen indien nodig. Dit impliceert dat alle processen goed gedocumenteerd zijn, de documentatie helder geordend is en alles toegankelijk op gedeelde mappen.
  • Processen: het is belangrijk om de bedrijfsprocessen in kaart te hebben en daarbij de “crucial links”, de cruciale schakels, te identificeren. Welke processen maken dat het bedrijf operationeel kan blijven? Maak een lijstje. Deze processen verdienen bijzondere aandacht en een beoordeling of ze voldoende robuust zijn. Is de aanvoer van een bepaalde grondstof cruciaal voor de productie? Dan is een strategische voorraad aangewezen. Is een bepaalde machine essentieel voor het productieproces? Zorgen voor een bijstandscontract en eventueel reserve onderdelen.
  • Systemen: elke crisisbestrijding leunt op de beschikbaarheid van informatie- en communicatiesystemen. Deze systemen moeten zo opgebouwd zijn dat ze ook in crisistijden operationeel blijven: is er voldoende kennis aanwezig in het bedrijf om ze in de lucht te houden? Zijn er voldoende failsafe en redundanties ingebouwd? En zijn er eventuele alternatieven als een van de systemen toch uitvalt? Bedenk die plannen op voorhand, zoals je bijvoorbeeld als Whatsapp groepjes hebt voor mocht de e-mail uitvallen. Want in een crisis telt elke minuut.

Overheid: in geval van een crisis moet de overheid handelen: de veiligheid & gezondheid garanderen, de nutsvoorzieningen operationeel houden, … Dit vraagt een slagkrachtige overheid. Die mag niet te “vet” staan waardoor allerlei bureaucratie een efficiënt crisisbeheer in de weg staat. De overheid mag ook niet te “mager” staan, zodat ze voldoende resources heeft om in te zetten tegen de crisis. Dit evenwicht is zeker een maatschappelijk debat waard. De overheid moet over voldoende middelen beschikken, efficiënt georganiseerd zijn en over goeie mensen beschikken die in een crisis kunnen leiden. Leiden, zowel vanuit de politiek als bij de ambtenarij. Dat vraagt dat deze mensen correct behandeld worden en correct handelen. Geen bagger op sociale media, maar dan ook transparante en correcte informatie. Een correcte verloning, maar dan ook geen postjespakkerij en (politieke) benoemingen.

Vitale sectoren: de Corona crisis heeft duidelijk getoond dat bepaalde sectoren (zowel proft als non-profit) (veel) crucialer zijn dan andere. In tijden van crisis draait het om communicatie, transport, beveiliging, gezondheidszorg, schoonmaak, afvalverwerking, voedselproductie, de retail, … De echte ruggengraat van de maatschappij. Ik heb geen ondernemer, laat staan een burger, horen klagen dat de ‘brand activation consultant’ voor een nieuwe missie te formuleren het liet afweten. Laat het dan toch bijzonder ironisch zijn dat net op die sectoren bespaard werd (non-profit) of de marges zwaar onder druk kwamen (profit) de voorbije jaren. Dit is zeker ook van toepassing op de facilitaire sector: jarenlang was het ‘maar’ een ondersteunend proces waarop zeker nog wat bespaard kon en moest worden. Het belang van schoonmaak en beveiliging is essentieel gebleken. Om elke keten van grondstof-productie-consument in stand te houden, is transport nodig. Al jaren verdwijnen de lokale bedrijven omdat ze prijzenslag met buitenlandse transporteurs niet kunnen winnen. Transport is een ‘non-core’ kost, die naar beneden moet. Tot het er niet meer is. Hopelijk stopt men de race to the bottom nu op deze dienstverlening. En uiteraard in de eerste plaats voor de gezondheidszorg.

Internationalisering: het afbouwen van de productiecapaciteit in eigen land / regio maakt ons meer kwetsbaar. Van zodra iets in de keten hapert, ontstaat er schaarste. Dat het stilvallen zijn van de productie om welke reden dan ook, maar ook het sluiten van grenzen of het doorsnijden van de logistieke keten (een storm maakt scheepvaart onmogelijk, een vulkaan het vliegverkeer, …). De aanwezigheid van productiecapaciteit van vitale producten en goederen (voeding, medicijnen, medisch materiaal) dicht bij huis, is essentieel om een crisis het hoofd te bieden.

Digitalisering: Een crisis brengt vaak een beperking van fysiek contact of verplaatsing met zich mee. Nu hebben we te maken met een virus, maar ook bijvoorbeeld met de oliecrisis moesten verplaatsingen beperkt worden. Dat kan zich ook voordoen door een tekort aan bv elektriciteit of klimatologische omstandigheden (denk aan een plotse sneeuwstorm en koudegolf, heel België staat stil). Een doorgedreven digitalisering maakt een organisatie robuuster. Communicatietools zijn daar zeker een onderdeel van (videoconferentie, Teams, Slack etc), maar ook het digitaal uitwisselen en verwerken van documenten verdient een plaats: contracten digitaal tekenen en naar klanten of opdrachtgevers versturen. Het sturen vanop afstand hangt ook samen met de productieketen en het facilitaire: zorgen dat machines, beveiligingssystemen, verwarmingen/koelingen etc vanop afstand aan te sturen zijn.

Laten we hopen dat deze crisis, die veel gevraagd heeft van heel veel mensen, ons toch wat inzichten gebracht heeft waar we na de crisis mee aan de slag kunnen.

Geplaatst in Opinie & Pers, Opiniestukken | Getagged , , | Een reactie plaatsen